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コラム

ビジネスメールと書き方と例文|挨拶文・締めの言葉などケース別に解説

2020.08.27

ビジネスシーンでメールを送るときには、社外はもちろん、社内に宛てたものであってもマナーがあります。

ビジネスメールの形式は決まっていて、よく使われる言い回しがあるため、覚えてしまえば難しいものではありません。
そこで、ビジネスメールの件名のつけ方から宛名や挨拶文、締めの言葉まで、書き方の基本について例文を提示しながらご紹介します。

ビジネスメールの基本の書き方

プライベートメールは個人が基本的に家族や友人、知人など面識のある人に送るメールで、形式は自由です。

一方、ビジネスメールは仕事で使うメールを指し、担当者個人ではなく会社に帰属します。一般的にビジネスメールには形式があり、言葉遣いにも配慮して作成するのがマナーです。

宛先

メールは「TO」で宛先として指定したメールアドレス以外に、「CC」や「BCC」にアドレスを入力して送ることもできます。

「CC」に入力したメールアドレスは、「TO」と同様にほかの受信者に通知されるのに対して、「BCC」にメールアドレスを入力すると、ほかの受信者に通知されないというのが異なる点です。

使い分け方としては、「TO」にはメインの宛先でメールを必ず読んで欲しい人のメールアドレスを入れましょう。

「CC」は参考までに用件を知っておいて欲しい人がいる場合に、「BCC」は参考までに用件を知っていて欲しいケースで、ほかの受信者にはメールを送っていることを知られたくない場合に使います。
「CC」は上司や業務上関連する人のメールアドレスを入れることが多いです。

また「BCC」は多くの人に一斉送信する場合など、受信者間でメールアドレスが漏れるのを防ぐ目的で使用されることもあります。

件名

ビジネスメールでは、受信者は件名から内容や重要度を推測して、メールを開いて処理していく優先順位を決めるのが一般的です。

また、数多くのメールから過去に届いてメールを探すとき、件名を入力して検索することもあります。そのため、メールの件名は一目で内容がわかるものにするのが基本です。

ビジネスメールの件名では、次に挙げる表現がよく使われています。

  • ○○のお礼
  • ○○のお願い
  • ○○のご報告
  • ○○のお知らせ
  • ○○のご相談
  • ○○のご提案

宛名

ビジネスメールでは、本文に入る前に宛名を必ず入れます。

社外メールの場合は、「会社名・部署名・(役職名)・名前・様」の順に書くのが基本です。役職者の場合は、部署名の後に役職名を入れます。

社内メールの場合は会社名や部署名は不要です。名前に役職者は「役職名」、役職者以外には「さん」をつけるのが一般的です。

社外メールと社内メールでは、役職を入れる位置が名前の前後で異なる点に注意が必要です。
いずれの場合も「名前・役職名・様」は誤りですので、「○○課長様」とは書かないように気をつけましょう。

挨拶

ビジネスメールでは、宛名の次に挨拶文を書きます。

挨拶文には定型文がありますが、相手との関係性や内容などによって変えましょう。また、挨拶文の後に名乗りますが、社外メールでは「会社名+名前」、社内メールでは「部署名+名前」を入れるのが基本です。

ビジネスメールでは、次に挙げる挨拶文がよく使われます。

【通常】
いつもお世話になっております。○○株式会社の○○です。

【早々に返信をもらったとき】
早々のご返信ありがとうございます。○○株式会社の○○です。

【初めてメールをする相手のとき】
初めてメールをさせていただきます。○○株式会社の○○と申します。

【久しぶりにメールをする相手のとき】
大変ご無沙汰しております。○○株式会社の○○です。

【社内メールの場合】
お疲れ様です。○○部(課)の○○です。

本文①質問

<提案されたサービスに関する質問をするケース>
先日ご提案いただきました○○サービスについてお尋ねします。

1:オプションで◯◯をつけることはできますでしょうか。
2:弊社と同じ事業規模の企業の導入実績はございますでしょうか。
3:月30回の利用と月50回の利用では、料金プランは変わりますでしょうか。

お忙しいところ恐縮ですが、○月○日までにご返答いただけますと助かります。

複数の質問がある場合、続けて文章で書いていくと、わかりにくくなりがちです。そこで、箇条書きにしていくと、質問項目がわかりやすく、相手も回答しやすくなります。

また、質問の返答を急いでいる場合は期日を明記しておきましょう。

本文②依頼

<サンプルの作成を依頼するケース>
先日はお忙しい中、お打ち合わせの時間をいただきありがとうございました。
お手数ではございますが、ご提案いただいた○○のサンプルを作成していただきたくお願いいたします。

依頼のメールでは厚かましい印象を与えないように「大変恐縮ですが」「恐れいりますが」「ご多忙の中、恐縮ですが」といったフレーズを入れるのがおすすめです。

また「~してください」と記載すると命令口調になってしまうため、「していただけますと幸いです」「していただけますでしょうか」といった言い回しにすると、表現が和らぎます。

本文③催促

<問い合わせへの回答を催促するケース>
○月○日にメールで○○サービスのオプションの件に関して問い合わせをいたしましたが、ご確認いただいておりますでしょうか。
会議で導入を検討したいため、○日までにご回答をいただけますと幸いです。
なお、行き違いでご回答いただいていた場合は、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

催促のメールを入れる前に、以前にメールで連絡した件の場合は、メールを送信しているか、送信した日はいつか確認しておきます。

メールを送ったつもりでも、記憶違いで送っていないケースや下書きフォルダなどに入ったままで送っていなかったケース、実際には送信してからさほど日数が経っていないケースがあるためです。

また、催促のメールを入れるタイミングは、返信の期限を明記していなかった場合、メールを送ってから3日後以降を目安にします。
また、朝のうちに送った方が、相手にとっても当日中に対応する時間を取りやすいです。

催促のメールには、まず、いつ、どういった手段で連絡した何の件か記載し、改めていつまでに対応をお願いしたいか期限を明記します。

また、できれば催促をお願いする理由を入れておくこと望ましいです。そして最後に万が一行き違いになることを考慮した一文を入れましょう。

本文④謝罪

<納品の遅延に関する謝罪のケース>
〇月〇日にご注文いただいた○○につきまして、納品が遅れてしまい、大変申し訳ございませんでした。
原因を調査しましたところ、弊社の事務手続き上のミスが発生していたことが判明いたしました。
現在、受注体制の見直しを行っており、再発防止に取り組んでおります。

この度は、こちらの不手際によりご迷惑をおかけいたしましたこと、心より深くお詫び申し上げます。

謝罪のメールはできるだけ早く送り、できれば後日、直接出向いてお詫びをすることが望ましいです。

また、謝罪のメールでは問題が起きた経緯や原因を説明したうえで、今後の対応策を示して、誠意を見せるようにしましょう。

本文⑤お礼

<プロジェクトの打ち合わせのお礼>
本日はご多忙中にも関わらず、貴重な時間を割いていただき誠にありがとうございました。
○○について詳しくお話をお伺いすることができ、大変参考になりました。
今回いただいたご要望やご意見を取りまとめた上で、
今後もプロジェクトを進行させていただきたいと考えております。

お礼のメールはできるだけ早く送るのが基本です。午前中のことであれば夕方までに、夜のことであれば翌朝の始業時間までに送ります。

また、何に対するお礼を伝えたいのかわかりやすく書くことがポイントです。

お礼のメールでは「取り急ぎ」という言葉は不適切という点に注意が必要です。準備が不十分にも関わらずお礼を伝えているという表現になってしまいます。「まずはお礼申し上げます」という言い回しを使いましょう。

締め

本文の文末には、締めの挨拶文を書きます。挨拶文として代表的なものは以下の通りです。

【通常】
何卒よろしくお願いいたします。/今後ともよろしくお願いいたします。/引き続きよろしくお願いいたします。

【確認・検討を依頼するとき】
ご確認の程、よろしくお願いいたします。/ご検討の程、よろしくお願いいたします。

【返信を依頼するとき】
ご返事をお待ち申し上げます。/ご連絡いただきますようお願い申し上げます。/ご多忙のところ恐縮ですが、ご返答いただければ幸いです。

【返信は不要のとき】
なお、ご返信は不要です。/何か不都合がありましたら、お知らせくださいませ。/取り急ぎご連絡申し上げます。

署名

ビジネスメールの最後には、会社名や名前、連絡先など企業情報を含む署名を記載します。ほとんどのメールソフトには、署名を設定すると自動的に挿入される機能がついています。

署名に記載する情報は例として以下が挙げられます。

  • 会社名
  • 部署名
  • 名前
  • メールアドレス
  • 会社(部署)の電話番号
  • (会社から携帯電話が支給されている場合):携帯電話番号
  • 会社の郵便番号・住所
  • 会社のホームページ

署名欄は上下をラインで区切るのが一般的です。よく使われる署名のライン例をご紹介します。

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■■—————————————–——–—
(下側は —————————————–——–—■■)

ビジネスメールの書き方応用編①返信

H2-2

ビジネスメールの件名は一目でわかるものにするのが基本ですが、返信メールの場合は基本的に、「Re:(元の件名)」で構いません。

件名を変えずに「Re:」がついた状態の方が、相手がどのメールに対する返信なのかわかりやすいためです。

また、返信が続いて「Re:Re:Re:Re:Re:(元の件名)」となった場合には、「Re」 を削除して一つにする、「Re(5)」 といった形で返信の回数をカッコ内に入れるといった方法もあります。

あるいは、何度もやり取りを繰り返すうちに用件が変わっていった場合には、件名をわかりやすいものに変えても構いません。

また、返信をする場合に相手のメールの本文を使った方が何に対する返答かわかりやすい場合は、該当箇所をコピーして、引用符の「>」を前につけて貼り付けます。

あまり長い文を引用すると、相手が目を通す際に負担になるため、大切な部分のみに絞ることが大切です。

返信メールの書き出しは「ご連絡いただきありがとうございます。」とし、早々に返信が来た場合には「早々のご返信、誠にありがとうございます。」とするなど、返信メールでは連絡をもらったお礼を伝えましょう。

ビジネスメールの書き方応用編②社外メール

社外メールでの宛名は、役職者は「A株式会社 営業部 課長 山本様」、役職者以外は「A株式会社 営業部 山本様」といった形になります。

社内メールと異なり、社名や部署名を入れる必要があります。

挨拶文は「いつもお世話になっております。B株式会社の山田です。」「平素よりお世話になっております。B株式会社の山田です。」といったように、挨拶文の後に会社名と名前を名乗ります。

ビジネスメールの書き方応用編③社内メール

H2-3

社内メールでは宛名は、「山本課長」「山本さん」といった書き方です。

社内メールの場合、宛名に社名や部署名は不要で、名前の後に役職名が来る点が社外メールとは異なります。

また、挨拶文はかしこまった言い方をする必要はなく「お疲れ様です。営業部の山田です。」といった形で挨拶文の後に部署名と名前を名乗ります。
朝であれば「おはようございます。」や「お忙しいところ恐れ入ります。」といった言い方も含め、相手や時間などで使い分けましょう。

ビジネスメールの書き方応用編④初めて・久しぶりのメール

初めてメールを送る相手の場合、件名を「初めまして」のみとすると、スパムメールと間違えられる恐れがあります。
そのため、初めてメールを送る場合は、「【○○サービスのご提案】○○株式会社:○○」といった形で用件がわかる件名をつけて、会社名と名前を添えましょう。

挨拶文は「初めてご連絡を差し上げます。〇〇会社〇〇と申します。」のほか、「突然のご連絡失礼いたします。」「突然のメールでのご連絡失礼いたします。」といった言い回しもあります。

久しぶりにメールをする場合も、相手が覚えていない可能性を踏まえて、件名は「【用件】会社名:名前」とするとわかりやすいです。
挨拶文は「大変ご無沙汰しております。○○株式会社の○○です。」が基本ですが、親しい関係性であれば、「お久しぶりです。その後いかがお過ごしでしょうか。」といった書き出しも使えます。

まとめ

ビジネスメールは書き方の基本を覚えたうえで、相手やシーンに応じた言い回しをマスターしていくことが大切です。

メールでよく使うやり取りはテンプレートを作っておき、相手や状況に合わせて調整して使うと便利です。ビジネスメールを臨機応変に使いこなして、仕事をスムーズに進められるようにしましょう。

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