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転職ノウハウ

円満退社するコツ|ベストな切り出し方やタイミング、転職先の伝え方は?

2020.09.10

会社を辞めると決めたら、会社に対して退職の意思を伝える必要があります。円満退社をするためには、どのように退職を切り出すべきなのでしょうか。

ここでは、円満退社をするためのコツについて、退職の意思や退職理由の伝え方やタイミング、引き止めにあったときの断り方などについて解説していきます。

円満退社するためのコツ

円満退社をするにはポジティブなことを退職理由にし、退職時期に配慮するなど以下のようなコツがあります。

  • 今の会社に感謝する
  • 前向きな退職理由を伝える
  • 繁忙期をなるべく避ける

本当の退職理由を問わず、上司に今後を応援する気持ちになってもらえるように、誠実な対応を心がけることが大切です。

今の会社に感謝する

退社日には、これまで雇ってもらったことや業務経験を積めたことに対して、感謝の気持ちを伝えます。夕方には上司や同僚に挨拶のメールを送っておきましょう。

また、終業時間前にスピーチの場が設けられるのが一般的ですので、これまでのお礼を伝えます。その後、上司や同僚に挨拶まわりをする際には、ちょっとしたお菓子を持って行くのがおすすめです。

どこかでまた一緒に仕事をする機会があるかもしれませんので、ポジティブな印象を残しておくようにしましょう。

前向きな退職理由を伝える

会社を辞めるときには上司に「チャレンジしたい仕事がある」「キャリアアップを目指せる環境に移りたい」といった前向きな退職理由を伝えるのが基本です。

「残業が多い」「給料が少ない」「ノルマがきつい」といった不満を口にしないようにしましょう。

上司や同僚などは不満や愚痴を聞いても快くは思わないため、トラブルの元になる可能性がありますし、具体的な不満を言うと逆に改善策を講じることを条件に引き止められることも考えられます。

繁忙期をなるべく避ける

退職時期はなるべく繁忙期を避けるべきです。

繁忙期に退職をすると、上司や同僚への負担が大きくなるなど迷惑がかかり、人間関係が悪化しやすいため、円満退社をするのは難しくなります。
もし繁忙期に辞める場合は、後任への引き継ぎがままならないことにもなりかねません。反対に閑散期であれば、上司にも気持ちの余裕があるため、退職を受け入れてもらいやすいでしょう。

上司が常に忙しいケースや特に繁忙期がないケースでは、プロジェクトの終了時や決算期の期末といった仕事のキリのよい時期を選ぶと、上司や同僚への負担を軽減できます。

退職を伝えるタイミング

退職を上司に伝えるタイミングを考える上で、まずは就業規則による規定を確認しておくことが大切です。

民法上は正社員など雇用期間の定めのない従業員は、2週間前に退職を申し出れば、退職が認められます。
しかし、円満退社を目指すのであれば、就業規則に則るのが望ましいです。就業規則で定められている退職までの期間は2週間~1ヶ月が一般的で、多くの企業では1ヶ月となっています。

また、退職を伝えるタイミングが曜日や時間帯などに配慮する必要があります。
定期的に個人面談が設けられている場合、今後の目標設定を行ったり、上司からのフィードバックを受けたりする場なので、退職の意思を伝えるタイミングとしても向いていると言えるでしょう。

退職を伝える曜日

上司に退職の意思を伝える曜日は金曜日がベストです。

万が一、感情的になるなど気まずい雰囲気になった場合も、土日を挟むことで気持ちを落ち着けることができます。土日休みではない場合も休みの日の前日が向いています。

シフト制などで上司と休日が異なる場合は、上司の休日の前の日が良いでしょう。万が一、引き止めにあった場合などに対策を考える時間がとれるためです。

退職を伝える時間帯

上司に退職を伝える際には予定を確認して、忙しい時間帯を避けましょう。また、就業時間中は業務に集中するべきという考え方もあるため、昼休みなどの休憩時間や就業時間の終了直後が向いています。

ただし、始業前は就業時間外であっても、上司はその日の仕事の段取りをしている可能性があり、また、朝から退職の話をするのは印象を悪くするリスクがあるため、避けた方が無難です。

シフト制などで上司と勤務時間が違うケースでは、就業時間後に話をするのは難しいので、就業時間中の忙しい時間帯を避けるようにしましょう。

転職先が決まってから退職する場合

転職先が決まってから退職する場合、上司に退職の意思を伝えるのは基本的には内定が出たタイミングです。転職先へのおおよその入社日が決まり、退職希望日が伝えられる段階で、退職の件を切り出しましょう。

できれば、少なくとも入社日まで1ヶ月程度の余裕を持って退職の意思を伝えるのが望ましいです。しかし、入社日は転職先がどの程度待ってくれるかにもよります。

円満退社するには、内定が出る段階で、いつ頃から入社できるか打診されたときに、就業規則や引き継ぎを踏まえて現実的な入社日を設定することも大切です。入社日までの期間が1ヶ月を切っているケースでは、すぐに上司に退職の意思を伝えましょう。

転職先が決まっている場合は予定通りに入社しなければ、迷惑を掛けることになります。そのため、上司には強い意思を持って誠実に退職の決意を伝えることも大切です。

次の仕事が決まる前に退職する場合

次の仕事が決まる前に退職する場合は、退職日の1〜3カ月前に伝えましょう。

就業規則の規定にもよりますが、少なくとも退職する1ヶ月半前までに退職の意思を伝えるのが望ましいです。仕事の引き継ぎや有休消化をする時間を確保して、退職手続きもスムーズに行うには、通常、1ヶ月半~2ヶ月かかります。

次の仕事が決まる前に退職する場合は、きちんと退職する決意が固まった段階で上司に伝えることが大切です。気持ちがあやふやな状態で上司に伝えると、職場を離れることに迷いが生じたり、引き止めにあってトラブルになったりすることが危惧されます。

退職の切り出し方

退職は業務の運営に関わることであり、会社側は新たな人材の確保が必要になるなど、負担がかかることが少なくありません。
そのため、退職についての話を切り出すときは、何かのついでに話すのではなく、上司にアポイントをとって、ほかに人がいない会議室などで話をするのが望ましいでしょう。

退職は重い話で切り出すのには勇気が必要ですので、切り出し方のコツを把握しておくとスムーズです。

直接話す場合

上司に退職の意思を直接伝える場合は、まずは「今後のことでお話したいことがありますので、少しお時間をいただけないでしょうか。」と声をかけてアポイントをとっておきます。

退職の話を切り出すときには「突然で申し訳ありません。退職させていただきたく、お時間をいただきました。」と伝えます。お詫びの言葉とともに、退職する決心を既にしていることを伝えるのがポイントです。

「退職しようと考えています。」「退職を検討しています。」「退職についての相談です。」といった言い方は、退職の決心がついていないと受け取られかねないため、曖昧な表現は避けるようにしましょう。

メールで伝える場合

上司に退職の意思をメールで伝えるのは避けるべきです。ただし、上司が外出がちなど多忙な場合は、退職の意思を伝えるためのアポイントをとるのは、メールでも構いません。

○○課長

お疲れ様です。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご相談させていただきたいことがあり、
10分ほどお時間をいただけないでしょうか。

よろしくお願いいたします。
○○

メールを送る場合の件名は「ご相談の件」といった形で、本文でも相談があることだけを伝えて、退職のことについて触れないようにしましょう。

退職理由の伝え方

退職理由は前向きな理由や生活の変化に伴う理由であれば、円満退社につながります。そのため、本当の理由は伏せた方が望ましいケースもあります。

退職理由の伝え方は大まかに以下のケースに分けることができます。

  • 転職
  • 病気・体調悪化
  • 結婚・妊娠

転職が理由の場合

転職が理由で退職する場合は、ステップアップにつながる、あるいは別の仕事を頑張りたい、夢を実現したいといった前向きな理由で伝えるのが基本です。

例えば「これまでの経験を活かし、より専門性の高い仕事に就きたいと考えています。」「以前から興味のあった○○の仕事への転身を考えています。」「学生の頃からの海外で働くという夢を実現したいと思いました。」といった理由が挙げられます。

実際の退職理由は待遇や勤務時間など会社への不満であったとしても、それを伝えてしまうと相談だと受け止められたり、改善策を提示されたりする可能性があります。

一方、今の職場では叶えられないことであれば、上司などに応援しようという気持ちを持ってもらいやすいです。また、転職先が決まっている場合、聞かれたら社名を伝えなければならないという義務はありません。

病気や体調悪化が理由の場合

病気や体調を悪化とした退職の場合は、会社が引き止めにくいため、スムーズに話を進めやすいことが多いです。
「半年ほど体調が悪く、急に体調が悪くなったときに業務に支障をきたすため、続けるのが難しいと考えています。」「持病が悪化したため、退職して治療に専念させていただきたいと考えています。」といった理由が例として挙げられます。

伝え方によっては上司が体調の悪化に気づかなかったことに責任を感じてしまう可能性があるため、責めるような言い方にならないように留意することが必要です。
また、健康診断書の提出を求められる可能性もあるため、健康に問題がない状態で体調悪化を退職の理由にするのは避けるようにしましょう。

結婚・妊娠が理由の場合

結婚や妊娠を理由として退職する場合は、昨今では働き続ける女性が増えてきたこともあり、仕事を続けられない理由も添えた方が上司などに納得してもらいやすくなります。

例えば「このたび結婚することとなりました。夫が多忙なため、しばらくは家事に専念したいと考えています。」「妊娠が判明して家族と話し合い、育児に専念したいと考えました。」といった形で理由を伝えます。

妊娠による退職の場合は、妊娠悪阻や切迫早産などによって、急に休みを取得することや退職時期が早まる可能性があることを伝えて、無理なく引き継ぎができるように相談しましょう。

退職の引き止めにあったときの断り方

従業員が退職すると、会社は新たな人材を確保する必要があり、コストが掛かります。そのため、退職の意思を伝えても引き止められるケースがあります。引き止めにあったときの対処法として、次の2つの方法が挙げられます。

  • 妥協点を見つけて折り合いをつける
  • どうしても譲れないことを伝える

また、退職の話し合いが上手くいかない場合、以下のようなケースに発展する可能性もあります。

  • 好条件を出して引き止める
  • 退職届を受け取ってもらえない

妥協点を見つけて折り合いをつける

円満退社するためには、退職に関して話し合い、妥協点を見つけて会社と折り合いをつけることも必要です。

例えば有休消化をすると、退職を希望する日までに引き継ぎ期間が確保できない場合は、有休を使用する日を減らす、あるいは転職先が決まっていない場合は辞める時期を少し遅らせるといった方法があります。

ただし、「次の人が入って来るまで」という曖昧な取り決めをすると退職をうやむやにされかねないため、退職日はきちんと決定しておくことが大切です。

どうしても譲れないことを伝える

引き止めに合った場合にも、退職するのがやむを得ない事情を伝えると、強引に辞めようとする印象になりにくく、理解が得られやすいです。

例えば転職先が決まっている、結婚が決まっているので通勤が難しい、親の介護の負担で仕事を続けるのが厳しいといった事情が挙げられます。
また、退職は法的に認められている権利ですので、退職の意思が変わらないことを訴え続けることも大切です。

条件を出して引き止めてきたら

会社側は引き止めにあたって以下のような交換条件を出すケースがあります。

  • 給与を増やす
  • 昇進させる
  • 部署を異動させる
  • 残業時間を改善する

退職の意思を上司に伝えると、給与や役職などの待遇をアップする、希望の部署に異動させるなどの条件を出して引き止められることもあります。
しかし、退職という言葉を出すまで状況の改善がみられなかったことを踏まえると、基本的には退職の意思を固めたら撤回しないことが望ましいでしょう。

また、好条件を出してきたとしても口約束に過ぎず、実現しないことも危惧されます。もし、引き止めの条件に応じて退職を撤回する場合は、提示された条件を覚書として書面に記録するなど、口約束で終わらないように対策することが大切です。

退職届を受け取ってもらえなかったら

退職届を上司に受理してもらえない場合は、上席にあたる役職者や総務部、人事部に相談して提出する方法があります。

総務部や人事部でも受け取ってもらえない場合も、民法上は退職の意思を示してから2週間で退職をすることが可能です。ただし、退職手続きが進まないことが危惧されるため、配達記録付き内容証明郵便で退職届を送り、退職届を提出していることを書面で証明できるようにしておきましょう。
また、労働基準監督署に相談する方法もあります。

まとめ

退職時の対応は今後の人間関係に影響することもあります。

きちんと決心が固まってから退職の意思を伝えて、これまで経験を積めたことなどを感謝するとともに、退職までの期間に引き継ぎを行うなど、誠意ある対応をとることが大切です。

円満退社をして、新たなステップを応援してもらうことを目指しましょう。

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