転職コラム

職務経歴書の書き方|採用担当者はどこを見ている?

2020.10.05

転職をする際に、履歴書のほかに「職務経歴書」の提出を求められることが多く、履歴書だけではダメなのか?と疑問を抱く人も多いのではないのでしょうか。実は、職務経歴書には自身のこれまでの経歴やスキルなどを判断するための、とても重要な書類になっています。具体的な職務経歴書の内容や書き方を詳しく見ていきましょう。

職務経歴書とは

職務経歴書とは、これまでの所属会社や経験してきた業務内容、スキルなどをまとめた書類です。面接の際、単に質問するためだけに利用する書類ではないため、今までの経験を並べるだけではいけません。採用担当者は、職務経歴書から応募者の書類作成能力やプレゼンテーション力などを判断しています。合否を左右するとても大切な材料になるため、文章やレイアウトなどにも気を使って職務経歴書を作成する必要があります。

履歴書との違い

履歴書は、フォーマットが決まっており、「必須項目」に加え、製品によって異なる「個別項目」が設けられています。具体的には年齢、学歴などを記載する項目があり、応募者のプロフィールを確認するための用紙でもあります。また、取得した検定などを記入する項目もあり、幅広い情報が一枚に凝縮された書類になっています。

職務経歴書は必ず提出する?

一方で、職務経歴書は決められたフォーマットがないため、自由に書くことができる反面、上述で説明したとおり、作成時のセンスが問われる書類にもなっています。そのため、必ず提出しなければならない書類ではありません。しかし提出が必須とされている場合は、必ず提出するようにしましょう。履歴書では書くことのできなかった、より詳しい部分をアピールすることができるため、面接時にスキルを存分にアピールすることができるでしょう。

職務経歴書のここを担当者は見ている

基本的に、転職をする際には職務経歴書の提出が必要になりますが、実際に担当者は、職務経歴書のどこに注目しているのでしょうか。チェックするポイントは以下になります。

  • 求める実務能力を満たしているのか
  • 仕事に取り込む意欲はあるのか
  • プレゼン能力はあるのか
  • 発揮できる自身の強みを理解・自覚しているのか
  • 転職目的が納得できるものか
  • 記載内容に信憑性はあるのか

1枚の書類で、これだけの項目をチェックしているため、いかに重要な書類だということが分かるでしょうか。ただし、企業によっては、履歴書のみの提出だけで職務経歴書の提出を求めないところもあります。面接の日程を決めることに併せて、提出書類はなにか必ず確認するようにしましょう。

職務経歴書の書き方

まず、職務経歴書の用紙のサイズですが、A4サイズで1、2枚程度にまとめることが一般的です。また、手書きよりもwordやExcelなどを利用してパソコンで作成した方が見やすいケースもあります。

職務経歴書を書く時のポイント

まず自分を存分にアピールをするために、応募先企業に自分の強みを伝え、「入社後に活躍してくれそうな人だ」とイメージしてもらうことが重要です。自分の強みを前面に出すことを「自画自賛」していると思わずにしっかりとアピールすることがポイントとなります。また、職務経歴書は過去の実績だけを記入するためだけのものではありません。「自分はこういったところに貢献できる」というこれからの展望をアピールすることもできるため、応募企業に熱意を伝えるができます。

ネガティブな退職理由も、ポジティブに言い換えることで印象はグッと良くなるでしょう。例えば、人間関係が理由の場合、「チームワーク力を活かせる環境で働きたい」といったような前向きな表現をすることがポイントになります。

手書きやパソコンで作成する際に注意すべきポイントは、作成時のレイアウトと文字サイズです。職務経歴書は読みやすさも重視され、フォントや文字サイズ、紙面の上下左右の余白などを調整することで、読みやすさは大きく変わります。担当者に、「読みやすさに気を使ってくれている」という印象も与えることができるでしょう。

また、入社したての企業の職歴は詳しく書かれているのに、直近の職歴は詳しく書かれていないなど内容のバランスに偏りがあると、担当者が疑問に思ってしまうでしょう。全体のバランスも意識しながら情報を盛り込むようにすると担当者の方も納得のいく職務経歴書が作成できるでしょう。

職務履歴の各項目の書き方について

自由に書くことができる職務経歴書ですが、作成時に記載するべき項目があるため、項目ごとに詳しく見ていきましょう。

①タイトルや日付
タイトルは大きいフォントを使用し中央寄りに記載するといいでしょう。日付と氏名は右寄せで記載し、日付は職務経歴書の提出日、郵送する場合は投函日を書きましょう。西暦など全体で統一する方が見やすくなります。

②職務要約
いつ、どこの企業で、どのような業務を行っていたのかまとめます。最初に要約を記しておくことで、「なにをアピールしたいのか」が分かりやすくなります。

③職務経歴の詳細
「職務要約」で書いた職歴などの詳細を説明しましょう。表や箇条書き、かぎかっこなどを利用すると、採用担当者に理解してもらいやすくなります。

④スキル、知識
パソコンスキルや語学力などについて、箇条書きや表などを使ってまとめましょう。募集職種にも活かせる業務上のスキルがある場合は、併せて書き添えておきましょう。

⑤資格や免許などの取得
保有資格や免許について、表や箇条書きで説明しましょう。様々な資格を保有している場合は、業務内容に関連する資格や、ビジネス関係の資格を優先します。

⑥自己PRなど自分の強み
自分自身の強みを説明し、入社後にそれをどのように活かしていのかアピールしていきましょう。履歴書と同じ文章にならないよう、具体的なエピソードを追加するなどの工夫をするといいでしょう。

⑦志望動機
「この企業で働きたい理由」を伝えましょう。注意すべきポイントは、転職理由と矛盾が出ないようにすることです。

職務経歴書の書式とフォーマット

職務経歴書の書き方は、「編年体形式」と「キャリア体形式」という作成方法があります。それぞれ詳しく見ていきましょう。

「編年体形式」とは、時系列に、業務内容をまとめていく形式のことです。この作成のメリットとしては、経歴がパッと一目でわかるという点です。詳しく職歴を伝えるには有利ですが、下線を引くなどアピールポイントを強調する必要があります。

「キャリア体形式」とは、経験を分野別にまとめていく形式のことです。手に職を持っている技術職の人や複数の分野の経験を積んできた人、転職回数の多い人に向いている作成方法になります。編年体形式とキャリア体形式、どちらが自分に適しているのか分からない場合は、ふたつをミックスさせて作成するといいでしょう。

まとめ

職務経歴書には、自身の職務経歴だけではなくその人がどのようなキャリアを積んで、応募企業にどれくらい貢献ができるのかなどを見極めるための必要な材料になります。また、あくまでも企業へ提出する書類になるため、採用担当者が一目で見て分かるような内容とレイアウトなどを心がける必要があります。今まで職務経歴書を書いたことがない方でも要点を絞ることでスムーズに作成することができるでしょう。

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