生かせる仕事術

仕事が捗る!できるビジネスパーソンの片付け術

2021.07.12

できるビジネスパーソンの特徴として、仕事のしやすい環境づくりが上手いということが挙げられます。具体的には、仕事場のデスクがスッキリ、整理されているということです。ここでは、デスクをきれいにすることのメリットや、デスクをスッキリした状態に維持するコツについて紹介していきます。

デスクがきれいな方は仕事ができる証

デスクがきれいに片付いている人は、仕事ができる人という印象を周囲に与えますし、実際に有能な人が多いものです。なぜなら片付けはこまめにしないとすぐに散らかってしまうものであり、面倒だからといって片付けを後回しにしてしまうとデスクはすぐにいっぱいになってしまうでしょう。

仕事が忙しい中でも、整理整頓できているということは、やるべきことの順序付けが得意ともいうことができます。仕事に追われて、頭の中がごちゃごちゃしていたら、片付けまで手が回らないことでしょう。仕事の内容や、優先順位がはっきりしているからこそ、その間にデスクの整理を行うことができるのです。

また、物を片付ける際には、不要なものを捨てる必要があります。何でもかんでも取っておくと、物の量が増える一方で、デスクは片付かないものです。不要なものと必要なものを選択できるのは、仕事の取捨選択能力にもつながります。これは闇雲に情報収集するだけでなく、必要な情報と不要な情報を振り分けるということです。デスクには必要なものだけ残すという行動は、判断力や決断力もある人だからこそできるともいえるでしょう。 

デスクをきれいにするメリット

デスクをきれいにすれば、探し物をする時間がなくなります。不必要なものと必要なものが混在した状態で、ただたくさん積み上げられたデスクでは、毎度仕事に必要なものを探すのに一苦労でしょう。必要な資料などを探すのに費やした時間はムダなものです。

使いやすいデスクは見た目もきれいで気分も快適となるだけでなく、仕事の効率もアップします。探し物に時間を取られなくなり、さらに効率的に仕事ができれば、心に余裕を持って仕事ができるでしょう。仕事の資料が見つからず、再度作り直すなどの二度手間をかけることもなくなります。

きれいなデスクでの仕事は集中力もアップします。いろいろなものが置いてあるデスクでは、気が散ってしまい仕事に集中できないでしょう。また、探しものによって作業を中断することもないので、途中で集中力を切らす心配もありません。一度取り掛かった仕事に、最後まで集中した状態で取り組めるのです。

片付け・整理整頓のポイント

整理整頓された状態を維持したくとも、気づくと雑然としたデスクになっているという人もいるのではないでしょうか?片付けや整理整頓が得意な人もいれば、不得意な人もいます。そこで、デスクをスッキリとした状態にキープするコツについて紹介します。

ここで挙げているのは「必要なものそうでないものを仕分ける」「必要な書類はファイリング」「ワゴンの活用」「一日の終わりに整理整頓」という、誰でもすぐに実践できる内容ばかりです。コツを押さえて片付けをすることで、常に仕事のしやすいデスク環境を目指しましょう。

必要なものとそうでないものを仕分ける

片付けを始める際には、まず必要なものと不要なものを仕分けることです。不要なものがあると、スッキリと片付きません。仕事に必要なものを置いていたはずが、仕分けていくといらないものも意外とたくさん出てくるものです。それを捨てるだけでも、スッキリするでしょう。

いるかいらないかの判断基準は、1年使っていないものは基本的に捨てても大丈夫でしょう。1年も使わないものは今後も使わない可能性が高いです。もったいないから、これから使うかもしれないから、と捨てられずにいるとデスクは片付きません。

新品同様でも使っていないということは、使いにくい、用途がないなどの理由があって使っていない可能性が高いです。デスクを片付けることで、不要なものを捨て収納スペースを確保できると同時に、ものがどこにあるのかの見通しが良くなり、探し物をする時間がなくなるでしょう。

物が多いままだと、十分な収納スペースも作れず、整理整頓もできないので物が散らかったままになってしまいます。使っていないものは思いきって捨てるか、必要な人にあげるかして、片付けましょう。 

必要な書類はファイリング

仕事ではさまざまな資料を集めたり、作成したりしますがそれらをわかりやすいようにファイリングして収納しておくのもポイントです。いろいろな種類の資料が混ざっていると、目的のものを探すだけで時間がかかってしまいます。種類や用途など、使いやすいように分類しファイリングしましょう。見た目もきれいに片付きます。どのファイルに何が入っているかが一目で分かるよう、ラベルや見出しをつけることも忘れないようにしましょう。

ファイルは棚があればそこに収納したり、デスクの引き出しの中に収納したりするとよいでしょう。使用頻度に合わせた収納も大切です。頻繁に使うものは机の上やデスク周り、引き出しの中などすぐに取り出せる場所に収納すると便利です。必要な書類や資料が必要なときにサッと取り出せれば、仕事を中断せずにすむでしょう。書類を分類しファイルすることで、必要のない資料などが可視化されます。不要なものはすぐに捨てることができるので整理しやすい環境になるでしょう。 

ワゴンの活用

動く収納ができるワゴンを活用するのもおすすめです。デスクの下や横など場所を選ばず収納できる点がメリットです。引き出しがついているワゴンはデスク下に収納できるほか、鍵をかけられることも多くセキュリティ面においても安全です。デスクと同じ高さのものなら、横において作業スペースを広げることも可能です。引き出しの高さも種類があり、A4サイズのファイルが収納できるタイプもあります。たくさんのファイルの中から資料を探す仕事が多い場合は、手元に置いておけるので作業効率もアップするでしょう。

3段タイプなどは一番上に小物が収納できます。デスクに付いている引き出しと同じタイプなので、使いやすいでしょう。名刺や文房具などの小物から、A4サイズのファイルまで収納できます。パソコンなども保管できるので安心です。

引き出しがついていないタイプのワゴンは、基本的にA4サイズのファイルを収納するのに向いています。引き出しがないので、すぐに取り出せるのがメリットです。頻繁に使用するファイルは、引き出しがないタイプの方が便利でしょう。収納されずに外に出ているので、どういった書類がファイルされているかをひと目で判断できます。 

一日の終わりに整理整頓

一日の終わりに整理整頓をする習慣をつけるようにしましょう。片付けはこまめにすることが大切です。出した物を元あった場所にしまうのは片付けの基本といえます。出しっぱなしにしてしまうと、すぐに散らかり、派手に散らかった状態では、掃除も片付けも面倒になってしまうでしょう。

その日に出した資料や書類については、終業前に片付けておくのがポイントです。1日の振り返りとして整理整頓をしておけば、翌日も気持ちよく仕事をスタートさせることができるでしょう。整理整頓をしながら次の日の仕事の資料を用意することで、始業時にはいつもスッキリとしたデスク環境となり、毎日スムーズに仕事に取り掛かれるでしょう。

片付けができれば掃除も楽です。より楽に掃除をするには、手に届く範囲にお掃除アイテムを置いておくことをおすすめします。ハンディモップやタオル、ファイバークロスなどを置いておけば気になった際にサッと掃除をすることができます。こまめに掃除をすれば、汚れがこびりついて落ちなくなることもありません。 

まとめ

物が片付いていれば掃除もしやすく、ホコリなども溜まりません。常に清潔できれいな環境で仕事ができます。デスク周りが片付いていないと、資料探しに時間がかかるなど、作業効率も悪く集中力も切れてしまうものです。不要なものは処分し、必要な書類や資料は分類して収納するようにしましょう。片付けはまとめてやるのではなく、こまめに行うことで、常にきれいなデスクをキープできます。

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