生かせる仕事術

デスクトップを整理すべき理由と方法

2020.08.17

最近はコロナの影響もあり、在宅ワークで仕事をこなす方もずいぶんと増えてきました。在宅でできる仕事に転職を考えている方もいらっしゃるでしょう。在宅ワークで必須となるのが、インターネット環境とパソコンです。しかしながら、いくら便利だからといって、パソコンを雑に扱っていては、ファイルの場所も分からなくなってしまいます。そこで必要なことがデスクトップの整理です。

デスクトップを整理すべき理由

まず、なぜデスクトップの整理が必要なのか、という理由に関して述べましょう。デスクトップ上にはさまざまな便宜ツールが用意されており、自身でもさまざまなアイコンを並べていらっしゃると思います。確かに速やかに作業を行う場合、その都度Explorerを開いてファイルを探していては、効率が悪いでしょう。また、あまりにもアイコンが増え過ぎてしまうと、画面も混雑してしまい、かえって使いづらくなってしまいます。

不要なデータが減ってPCの動きが軽くなる

画面上にアイコンを作成しておくと、ファイルの取り扱いもかなり楽になることは確かです。しかし、タスクマネージャーをご覧いただければお分かりのように、パソコンに負荷がかかり過ぎてしまいます。それは必要のないデータであっても、デスクトップ上に表示するだけでもメモリを消費してしまうためです。よって、不要なアイコンを削除するだけでもデスクトップのデータ量が減り、PCの動きそのものが軽くなります。

情報の時系列が整理しやすい    

画面上のアイコンを整理しておくと情報の時系列が整理しやすいといったメリットがあります。ご存じのように、PC上のアイコンはマウスでドラッグするだけで簡単に移動させることができます。アイコンの中には、普段あまり使わないものもあり、そうしたアイコンは操作の邪魔になるだけです。逆に頻度の高いアイコンは、操作しやすい位置に設置しておくことがベストです。時系列順に並べておくことで迷わずに、すぐアイコンを選ぶことができます。

仕事の効率が上がる      

アイコンをまとめておくだけで、作業や仕事の効率も上がってきます。アイコンの数が多ければ、それだけその中から必要なファイルを探さなければなりません。無駄な時間を費やしたり不必要な行動が出たりもします。

アイコンを整理しておくだけですぐに必要なファイルを探すことができるため、ファイル間違いなどのミスが減ることから作業効率も上がってくるようになるのです。

情報漏えい対策         

最近では、コロナの影響でリモートワークや在宅ワークがずいぶんと増えてきました。こうしたリモートワークや在宅ワークの利便性は、特に自宅でなくともインターネット環境さえ整っていれば、どこでも作業ができることです。特にノートパソコンは、移動性に優れており、Wi-Fiとバッテリーさえあればどこでも作業可能になります。しかし、デスクトップ上に内容が分かるようなフォルダやファイルを並べておくことは危険です。なぜなら、第三者に機密の漏れる可能性があるからです。

デスクトップの整理方法    

デスクトップを整理しておくと、作業効率とセキュリティー面の問題だけではなく、パソコンの挙動を軽くすることが可能です。なぜショートカットやアイコンを並べておくだけでPCが重くなるのか、あまり理解できない方もいらっしゃるでしょう。そこで、ここでは正しいデスクトップの整理方法について説明していきましょう。

いらないフォルダやファイルを削除         

実はPCを起動すると、PC内に保存されているファイルまたは、フォルダのデータを読み込んでいます。つまり、アイコンを表示するためにメモリを使いPCが作業をしていることになります。同時にセキュリティーソフトなども稼働するため、作業していると次々にデータが蓄積してしまい、結果的に動きが重くなってしまうわけです。不要なデータを削除すると、それだけパソコンに負担をかけず、作業効率が上がることになるのです。ただし整理する際には、過去の作業分は必ず特定のフォルダに格納しておくようにしましょう。

種類ごとにフォルダ分け       

種類ごとにフォルダ分けをする手順ですが、まず不要なファイルはすべて削除しておきます。次に、時系列や取引先別など、フォルダ分けを行っていきますが、この時新たにフォルダ作成しておくと、後で見ても分かりやすく整理できます。作成方法は、右クリックで「新規作成」→「フォルダ」です。これで簡単に作れます。後は分かりやすい名前を付け、さらにその中に新規フォルダを作成し、分かりやすく細分化しておくとよいでしょう。

デスクトップのアイコンを並び替え         

デスクトップ上のアイコンの整理と並び替えについては、まずデスクトップ上には、必要最低限のアイコンだけにしておきましょう。並べ替えの方法はデスクトップ上で右クリックするだけです。「アイコンの自動整列」または「アイコンを等間隔に整列」の機能を使い、自分の使いやすいレイアウトにすることがコツです。アイコンの大きさも自由に変えられますので、目的に合わせて見やすい配置にしておきましょう。

タスクバーも活用        

デスクトップの作業効率を上げるためには、アイコンの整理だけではなく、タスクバーも活用していくことがコツです。タスクバーとは、画面の真下に表示される横長の棒状の領域のことです。タスクバーにソフトを追加しておけば、いつでも簡単にクリックするだけで起動できます。追加方法は、任意のソフトを右クリックし「タスクバーにピン留めする」を選択するだけです。これで電源を切ってもソフトは固定されたままになります。

デスクトップをきれいに保つには

デスクトップもあなたのお部屋同様、常に整理しておくことで作業効率が良くなり、他人に見られても恥ずかしい思いをしません。デスクトップをきれいに保つには、見た目をすっきりとさせ、散らかりを防ぎ、作業効率を良くすることがポイントです。これを意識することにより、デスクトップ上は常に整理され使いやすくなるはずです。

ファイルの保存先を確認        

ファイルを整理しておく上で注意しておきたいことが、デフォルトの保存先がデスクトップになっていないかという点です。任意の保存先を設定しておかなければ、大切なファイルやデータがどこに行ってしまったのか分からなくなってしまいます。そのため、必ずファイルの保存先を確認しておく必要があります。確認、変更方法は、ファイルの保存先を作成しているときに任意のフォルダに変更するだけです。

一時保存用フォルダの作成      

ファイルやデータの場合、状況によっては、後で変更したい、あるいはどのフォルダに入れておくか迷ってしまう場合もあります。そのようなときは、一時保存用フォルダの作成を行っておきましょう。適当に保存してしまうと、場違いなデータをフォルダに入れてしまい、後で探す際に苦労してしまいます。フォルダ名も単純な「一時保存用」としておくと分かりやすいでしょう。

定期的に整理整頓        

一時保存用フォルダの作成は、後で定期的に整理整頓するための措置です。似たようなWord文書でも、カテゴリー別に分けておくとデータを探しやすいです。またデータ内は、日付別などの時系列順、ファイルの種類などによって整理できるため、自分が使いやすい基準で整理整頓しておくとよいでしょう。

まとめ            

いかがでしたか ? いざというとき、必要なファイルやデータを探すためにも、デスクトップを整理しておくことは時間の節約にもつながります。データを整理するコツとしては、検索しやすいフォルダ名や、覚えやすいファイル名にしておくとよいでしょう。万が一、データが分からなくなってしまった場合でもすぐに検索しやすいようにしておきましょう。

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