生かせる仕事術

Outlookの効率的な使い方で時間短縮! おすすめの方法を紹介

2020.06.05

ここ数年、様々な業界や業種で働き方改革が進められており、効率の良い作業やパフォーマンス性が強く求められるようになってきています。そこで見直していきたいのが、毎日使うメール作業の効率化です。

たかがメール処理、されどメール処理。メールの送信やデータの送受信など、ひとつひとつの作業はとても簡単なものですが、休み明けなどのメール処理でかなりの時間を費やしてしまった経験がある方も少なくないのではないでしょうか。

そこで今回は多くの企業で導入されている「Outlook」に焦点を当て、知っておくと便利な使い方についてみていきましょう。

Outlookの効率的な使い方

Outlookには様々な設定をすることができ、効率よく作業を進め、時短を行なうのに役立ちます。非常に多くの設定項目があるため、なかなか全てを使い込むのは難しい部分ですし、予め設定をする時間も必要です。ただし、一旦設定すれば、その後の作業効率は大きく改善されます。ここでは時短や効率化に向けて覚えておきたい便利な設定内容を紹介しましょう。

メールを予定表に反映

送られてきたメールの内容を予定表に反映させたい時は、次の手順で効率よく作業を進めていくことができます。

  1. 受信トレイの中から予定表に反映させたいメールを選択し、コピー[Ctrl]+Cをする
  2. 予定表に画面を切り替える
  3. 予定を入力したい日時を選択する
  4. 先ほどコピーした内容をペースト[Ctrl]+Vする

※自分用に保存したい場合→保存して閉じる
ショートカットキーを活用する場合は、[Alt], [H], [A], [V]の順番で押す

※他の人たちとシェアしたい場合→「会議出席依頼」をする
ショートカットキーを活用する場合は、[Alt], [H], [I]の順で押す

テンプレートの登録

メールを送信する際によく使用する文章をテンプレート(定形文)として登録しておくことで、毎回同じ文面を入力する必要がなくなり、かなりの時短につながります。

例えば「お世話になります。◯◯会社の△△です。」というような文章を登録しておくことでスムーズにメール文を作成することができるのです。

  1. 新規メールを開く(ショートカットキー:[Ctrl]+Nを使うと便利)
  2. 定型文として登録したい文章を作成、範囲選択をする
  3. 「挿入」をクリックする
  4. 「クイックパーツ」をクリックする
  5. 「選択範囲を定型句ギャラリーに保存」を選択する
  6. 「名前」に定型文に呼び出す際の「単語」を入力する
  7. 最後に「OK」をクリックする

毎回打ち込んでいる定型文などの文章を入力する必要がなくなり、クリックだけで定形文を呼び出すことができるため大変便利です。メールを送信する時だけでなく、メールを転送する際にも大活躍する機能ですのでぜひ覚えておきましょう。

署名の設定

メールの文末に記載する署名(シグネイチャ)も定型文として登録することができます。この署名は複数登録することができるため、仕事用、プライベート用とで使い分けて設定すると良いでしょう。

  1. 新規メールを開く(ショートカットキー:[Ctrl]+Nを使うと便利)
  2. 「メッセージ」をクリックする
  3. 「署名」をクリックする
  4. 「新規作成」をクリックする
  5. 署名として登録したい文言を入力し、「OK」をクリックする

複数登録した際は、署名アイコンからお好みの署名を選択することができます。

ツールバーの設定

署名に登録するのもひとつの方法ですが、メールの作成のたびに「署名」アイコンをクリック、選択していくのは面倒と感じる方もいるでしょう。

そんな方におすすめしたいのが「クイックアクセスツールバー」に設定する方法です。こうすれば、署名選択がキーボードのみでできるようになります。

  1. 新規メールを開く(ショートカットキー:[Ctrl]+Nを使うと便利)
  2. 「メッセージ」をクリックする
  3. 「署名」を右クリック
  4. 「クイックアクセスツールバーに追加」をクリックすることでツールバーに追加される
  5. [Alt]を押す
  6. 操作したいアイコンの数字を押す
  7. お好みの署名をスクロールキー(↑↓)で選択する
  8. 署名を選択し、[Enter]を押す
  9. 署名を追加・変更したい場合は、直接入力をする

Outlookのおすすめショートカットキー

Outlookのショートカットキーを理解しておくと、短時間でメール処理をしていくことができるためとても便利です。今回は7つのショートカットキーについて紹介します。どれも基本的な操作となりますので、ぜひこの機会に覚えてください。

新規作成画面を開く|Ctrl+N

新規メールを作成する時に使うショートカットキーです。[Ctrl]+Nを押すことで、新規メッセージのウィンドウが表示されます。

メール送信|Alt+S(Enter)

メールを送信する時もショートカットキーが活躍します。[Alt]もしくは[Ctrl]+Enterを押すと簡単にメールを送信することができます。

メールを送信する際に注意したいのが、宛先はもちろん、件名もきちんと書くことです。受け取った方が瞬時にどのようなメールかを判断するために必要なことですので件名も必ず入力するようにしましょう。

メール検索|Ctrl+E

大量のメールに埋もれてしまい、大事なメールや返信したいメールが探せないなんてことはありませんか?そんな時に活躍するのがメール検索のショートカットキー、[Ctrl]+Eです。

このショートカットで検索ボックスにカーソルが移動します。調べたいキーワードなどを入力してメール検索を行いましょう。

送信者にメール返信|Alt+R

受信メールの相手に返信をしたい時に、活躍するのが[Alt]+Rというショートカットキーです。[R]はReply(返信)の頭文字ということから覚えると忘れないのではないでしょうか。

全員にメール返信|Alt+L

受信したメールを全員に対して返信したい時は、[Alt]+Lのショートカットキーを使います。この手順では、CCにある相手全員に返信することができるため、複数人でやり取りしている際にとても便利です。

本文の書式を揃える|Ctrl+Space

メールをやりとりしていると、様々なフォントが入り混じってしまうこともあるでしょう。メールの本文をコピーして他のところに貼り付けをする際など、フォントを揃えていく必要があるのでとても面倒ですよね。

そこで活躍するのが本文の書式を一気に揃えることのできるショートカットキーです。対象の範囲を選択したのちに[Ctrl]+Spaceを押すことで標準書式のフォントに揃えることできます。

予定表に切り替え|Ctrl+2

メールの内容を予定表に入れ込みたい時に活躍するのが、予定表に切り替えるショートカットキーです。[Ctrl]+2を押すことで、瞬時に予定表の画面に切り替えることができます。

まとめ

Outlookの便利な設定方法やショートカットキーについて紹介してきました。紹介した機能はどれも基本的な内容で頻繁に使うものばかりです。どれも知っておいて損はありません。

さらに作業効率をあげていくためには、タイピングスキルも重要です。タイピングが上達すれば、ショートカットキーもうまく使いこなすことができるでしょう。

今回ご紹介した内容を理解し、タイピングスキルも向上させていくことで、作業効率を大幅にアップさせていくことが可能です。ぜひこれらの機能を覚えていただき、時短につなげていきましょう。

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