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転職ノウハウ

【ケース別】退職理由の書き方|退職届提出の流れやタイミング、転職時の履歴書への記載も解説

2020.10.22

せっかく就職した会社を敢えて辞める理由は人によってさまざまですが、辞めると決めたらなるべく円満に、手続きはスムーズに進めたいものです。退職届に必ず記載する必要がある退職理由の書き方のケーススタディや提出のタイミング、さらに転職する際の退職理由の書き方なども紹介しているので、参考にしてください。

退職届の退職理由の書き方

退職する際に提出すべき書面には「退職願」と「退職届」があります。前者は「退職させてください」という会社への意思表示で、会社の承諾をもって退職が決定しますが、後者は「退職します」という通告的意味合いを持つ書面です。通常は「退職願」で意志を表明し、会社側に了承を得て正式に退職が決まった後「退職届」を会社に提出します。

「退職願」にも「退職届」にも退職理由の記載は必須です。退職の理由、会社の状況等によって文言は変わりますが、基本的には決まった形式があるので、文章作成にさほど悩む必要はありません。過不足のない必要事項を満たす内容で、失礼のない書面とすることに留意しましょう。

退職届の雛形

多くの場合、退職届は自分で用意しますが、会社によっては決まった書式がある場合もあるので、就業規則を確認するなどして予めチェックしておきましょう。

自分で用意する場合は、冒頭に「退職届」と記載し、1行空けて一番下に「私儀」もしくは「私事」と書いてから、退職理由と退職日、提出日、自身の所属部署名と氏名を記載し、押印します。宛先には、会社の正式名称と社長名を記載するのが基本です。WEB上でも多くの雛形が紹介されているので、参考にすると良いでしょう。

自分の意志の場合

退職理由はさまざまですが、まずは自分の意志で退職する場合を見てみましょう。一般的によく使われるのが「一身上の都合」という理由です。これは家庭の事情であったり人間関係であったり、さまざまな理由を含む場合に最もよく使用される言葉であり「自身の希望・都合で退職します」という意味になります。

●自己都合で退職する場合の雛形例

出典:エン転職

ただし、自己都合退職の場合は失業保険をもらえるまでの給付制限期間が長くなるなど、退職後の条件が会社都合とは違ってきます。また、最終的には自身の判断で退職を決めた場合でも、退職せざるを得ない正当な理由がある場合などは、安易に「一身上の都合」と書かない方が良い場合もあります。そんな時は、弁護士など専門家と相談して決めることをおすすめします。

会社の都合の場合

一方、会社都合で辞める場合の事例のひとつとして「退職勧奨」があります。これは、不況等による会社業績の不振による人員整理や、不運にも本人の能力不足と判断されたりして、会社側から退職を勧められた場合などです。退職勧奨は会社からの雇用契約の解約申し込みであり、これに応じて退職を決めた場合は雇用保険上会社都合に該当します。

●会社都合で辞める場合の退職届雛形例

会社都合での退職届には、「一身上の都合」と書いてはいけません。自己都合ではなく会社都合の場合には、必ず「退職勧奨」や「人員調整」に伴うものである旨を明記しましょう。それによって、給付制限期間を待つことなく失業保険をもらうこともできます。

退職届の封書

退職届の書面は、A4もしくはB5サイズの用紙を使い、封書は白の無地を使います。手渡しする場合は、郵便番号枠が印刷されていないものを使用します。表側の中央に「退職届」と書き、裏側には自身の所属部署名と氏名を書きます。

●退職届の封書の書き方例

出典:Re就活

手渡しする場合は封をする必要はありません。また、何らかの理由で手渡しができない場合は、一回り大きい封書を用意して、添え状と共に退職届を入れて郵送することも可能です。その時は、必ず事前に誰宛てに郵送するかを確認し、外の宛名脇に赤字で「親展」と書き添えましょう。

「一身上の都合」以外の退職理由

最もよく使われる「一身上の都合」は便利な表現である反面、本当の理由をごまかしていると受け取られることもあります。では、「一身上の都合」以外の退職理由にはどのようなものがあるのでしょうか。主なものとしては、以下のような理由が挙げられます。

●健康上の問題
重大な健康上の問題がある時(精神疾患も含める)は「健康上の理由により」

●家庭の事情
家族の入院や親の介護など、具体的な理由があれば「親の介護のため」等

●結婚
結婚して転居する等大きな生活の変化による仕事継続が困難という場合「結婚に伴い」

上記以外でも、会社側や上司、同僚等を直接批判したり不快にさせたりする理由でない場合は「一身上の都合」以外の理由を退職届に書いても問題ありません。

退職届を提出するまでの流れ

法律上は、2週間前に退職の意思を会社に伝えれば退職できますが、退職に伴い会社や同僚、お客様に迷惑をかけるのは社会人としてやってはいけない行動です。最後まで責任をもって行動し、円満に退職できるよう以下の流れで進めましょう。

1.退職の希望を伝える
2.引継ぎや退職日などを相談して決める
3.退職届を提出する

退職の希望を伝える

まずは、直属の上司に退職の希望を口頭で伝えましょう。タイミングとしては、退職を希望する2ヶ月前を目安にし、業務の引継ぎにも支障をきたさないよう配慮が必要です。また、この時に退職の意思が固いことをしっかり伝えましょう。

特に次の就職先が決まっていない場合などは、ズルズルと退職時期を引き延ばされてしまうリスクがあります。退職理由について聞かれた場合は、なるべく「個人的な理由」で通す方が交渉の余地を与えないで済むため無難です。このあたりの注意すべきポイントについては、以下の記事で詳しくご紹介していますので、参考にしてください。

「円満退社するコツ|ベストな切り出し方やタイミング、転職先の伝え方は?」

引継ぎや退職日などを相談して決める

退職希望日通りになるとは限らない場合もありますが、上司と相談しながら業務上無理のない退職日を、引き継ぎ日程なども含めて具体的に決めていきます。会社や部署によって事情はさまざまですし、すぐに後任者が見つからないこともあるかもしれませんが、ズルズルと退職日が引き延ばされないよう注意してください。

自分の希望を一方的に優先するのは社会人としてのマナーに反しますが、会社の事情を優先して退職日が決まらない、といった事態は双方にとって決して良いことではありません。退職希望日の2~3週間前には退職届を出せるよう、提出方法や決まった書式がないかどうかなど、就業規則を確認して準備を進めましょう。

退職届を提出する

上司と相談して決めた退職日の、遅くとも2週間前までには退職届を提出します。提出先は、基本的には直属の上司です。自分で用意したもので良いのか、会社の決まった書式のもので提出するのか、また、会社独自に定められた必要な手続きがある場合は、それに沿って進めなくてはなりません。あらかじめ就業規則や上司、人事部門等に手続き方法を確認してください。

退職日が近づくとさまざまな書類手続きなども出てくるので、退職日1週間前には業務の引継ぎに目途がつくように進めましょう。

履歴書の退職理由の書き方

円満退社ができた後は、新しい就職先を探すことになります。就職活動の際には履歴書や職務経歴書が重要になりますが、その際、前職の退社理由は重要なポイントです。面接官は”この人はどんな人か”や”思考の傾向や仕事に対する姿勢”などを、退職理由を通して知りたいと思っています。

転職先に対して自身のイメージをなるべく良い方向で伝えるためには、転職理由をプラスの言葉に言い換えるなどして、仕事に対する前向きな姿勢が伝わる退職理由を書くことが重要です。前職で不満に感じていたネガティブな感情の根底にある、自身のポジティブな面を書くようにしましょう。

給料が安い

この場合、ありのまま正直に書くとマイナスの印象となるため「一身上の都合により退職」というのが最も無難です。ただし、「給料が安いから」という退職理由をポジティブな説明に置き換えることはできます。自身の仕事に対する「評価=対価」に対する不満がベースなので「やりがいはあったが、さらに新しいことに挑戦したいため」「人事評価の制度が整っている環境で、より高い成果を目指したい」というプラスの志望動機として伝えることも可能です。

「年功序列で成果が反映されない所より、実力主義の会社で存分に力を発揮したい」という退職理由なら、ポジティブさと実績のアピールとなるでしょう。仕事への責任感や意欲が伝わる言葉に置き換えることがポイントです。

体調不良

この場合も、「一身上の都合」が主に使われますが「体調不良のため」と書くのも選択肢としてあり得ます。ただし、こちらもポジティブアピールが必要です。まずは、退職理由となった直接の病気がある程度以上回復もしくは完治していることが前提となりますが、「仕事に存分に取り組むために、治療を優先して退職。今は体力も気力も回復し、仕事に思い切り集中できる状態となりました」といった前向きな選択であったことを伝えます。

今後においても「体調を崩した経験を活かして健康も業務もきちんと管理し、これまで以上に積極的に仕事に取り組みたい」と、マイナス面をプラスに転換する強い意志やポジティブな姿勢を自分の言葉で伝えましょう。

精神的苦痛

各種のハラスメントを退職理由として明記するかどうかは、会社都合で退職した場合と自己都合で退職した場合とで違ってきますし、ケースバイケースです。ただし、退職理由として挙げるべきではない、転職に不利になる、とは必ずしも言えないという見方が今は主流です。何より、本当の理由を隠すことで退職理由があいまいになったりするマイナス影響の方が大きいからです。

理由を明記するのであれば、冷静に、第三者でも納得できる理由を説明する必要があります。例えば「自分以外にもハラスメントが原因で退職した人がいる」といった事実や「上司にも相談したが、業務に集中できない状態で仕事を続けることは、会社にも自分にもプラスにならないと判断した」といった前向きな思いも伝えましょう。

人間関係

職場での人間関係は、多くの人が悩むものですが、この場合の退職理由はやはり「一身上の都合」と書くのが無難です。単に人間関係のトラブルとすると、転職先での面接官に「うちでも職場の人間とうまくやっていけないかもしれない」と誤解される可能性があります。

人間関係に悩んで退職したという理由を、なるべく前向きな理由に置き換えて考えてみましょう。例えば「前職は横の連携やチームプレーがあまり重視されない仕事だったので、今度はチームで支え合うような環境で仕事をしたい」「互いの力が発揮できるように、職場の仲間とのつながりを大切に考えている」といった言い換えです。前の職場や元上司への批判は慎み、自身の成長への思いが伝わるプラス思考の言葉を選びましょう。

会社都合

文字通りの会社都合(原因が会社側にある)で退職するケースとして、主なものに倒産、解雇、退職勧奨があります。ただし、懲戒解雇は自己都合となりますし、退職勧奨についても、それに応じて自分から退職を願い出た場合は、自己都合退職扱いになることがあるので要注意です。会社都合での退職は履歴書に正直に書く必要がありますが、倒産や整理解雇など本人に問題がないことがわかりやすいケースでは、その理由まで履歴書に書くことをおすすめします。

会社都合による退職にはさまざまなケースが含まれるため、本人のスキルや人柄をネガティブに判断される可能性があります。そのことを理解した上で、「自身が意図しなかった退職」をチャンスととらえ、前向きに努力する姿勢を伝えることが重要です。「前職での経験を活かして、一日も早く会社に貢献できるよう成長したい」といった熱意を伝えましょう。

結婚

結婚を機に退職する場合の理由は、「一身上の都合」または「結婚に伴い退職」と書きます。転居を伴うことが多く、退職理由としてはスムーズに受け入れられる理由のひとつです。ただし、結婚の前後に転職を希望する場合「すぐに産休や育休を取るかも」「残業や休日出勤に応じてもらえないかも」とマイナス方向に見られるリスクもあります。

そのため、退職理由として「結婚後、転居する必要があったためにやむなく退職したが、仕事は続けたい」という意欲や責任感に加え「夫(妻)も仕事には理解があり、応援してくれている」という環境への言及も大切です。また、前職の経験を活かせる職種を探すことも、意欲やスキルアップへの熱意として好評価につながるでしょう。

育児

厚労省の調査でも、妊娠や出産後に退職という選択をする人はまだまだ多いのが現実です。退職理由としては「一身上の都合」もしくは「育児のため退職」で問題ありません。「仕事を続けたいが辞めざるを得ない」面もあり、そうした事情は再就職先を探す場合にも、マイナスにはなりません。

これまでの職務経験やスキルをきちんと説明し、子育てと仕事を両立する強い意思や意欲を伝えましょう。また「前職での〇〇の経験が即戦力として活かせる」「子育てをする女性が活躍されている貴社であれば、安心して仕事に取り組むことができる」といった志望動機をポジティブな言葉で伝えましょう。

まとめ

人生において就職・退職はとても大きなできごとであり、節目でもあります。ネガティブ思考になりがちな退職時においても、必要なことは一つひとつ丁寧に考え、対応していきたいものです。今回は退職届を出す流れや退職理由の書き方を具体的に見てきましたが、どんな経験もポジティブに捉えて前向きに努力する姿勢を忘れないことが大切です。

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