生かせる仕事術

スプレッドシートとは?使い方の基本から応用まで

2021.01.19

Googleスプレッドシートは、表などの作成のみならずチーム作業やリモートワークにとって便利な機能が盛りだくさんです。

ここでは、スプレッドシートの基本的な使い方から応用までを解説します。使用人口が増え、明日にでもクライアントから「スプレッドシートで作業を」と言われる可能性がある昨今です。早めに使い方をマスターしておきましょう。

スプレッドシートとは

スプレッドシートは、Googleが提供している表計算ソフトです。表計算ソフトと聞くと、多くの方はMicrosoftのExcelを思い浮かべるかもしれません。スプレッドシートも、Excelと同じようなことができる、とざっくり考えてください。Excelは主流ソフトではありますが、スプレッドシートはその手軽さや機能から支持され、広く使われるようになってきています。

まずは、スプレッドシートを導入するうえで知っておきたい基本的なことを解説していきます。

Googleドライブとの結びつき

Googleドライブとは、Googleのクラウドストレージです。写真や音声、動画といったデータを保存することができます。スプレッドシートのデータも、このGoogleドライブに保存されていきます。Googleドライブもスプレッドシートも、利用開始の手続きはGoogleアカウントの作成のみです。また、アカウントを作成することでそれ以外の便利なソフトを使うことができます。スプレッドシートの他には文書作成のGoogleドキュメント、スライド作成のGoogleスライドなどがあります。

スプレッドシート以外にも便利なソフトが使えますので、アカウント作成をしたら隅々まで試すことをおすすめします。

オンラインで利用可能

スプレッドシートのデータは、すべてオンライン上に保存されます。つまり、パソコンやスマートフォンなどの機器とネット環境さえあれば、どこでもシートを閲覧、編集することができます。万が一、機器の故障や停電があったとしても、オンライン上にあるデータは守られますので安心です。

ただし、オフラインで使うためには後述するひと手間が必要です。ネット環境のない所での作業が難しいことにご注意ください。

基本無料

スプレッドシートは無料で使うことができます。先述の通り、利用開始の手続きはGoogleのアカウントを作成するのみです。オンラインですから、パソコンにインストールするなど時間がかかる作業もありません。利用開始のハードルが非常に低く、すぐにでも試すことができます。

Googleアカウントを作成しているということはメールなどその他の機能も使えるようになっているので、できるだけ節約をしたい就活中の学生さんや、フリーランスになりたての方におすすめします。

スプレッドシートの機能

ここからは、スプレッドシートの基本的な機能について解説していきます。Excelに触った経験があれば、スプレッドシートと似ているところが多いので、基本的な操作にはさほど困らないと思われます。基本的な操作については、Excelを少しシンプルにしたものと考えてください。さらに、スプレッドシート独自の便利な機能も備わっていますので、おさえていきましょう。

Excelに似た表計算ソフト

スプレッドシートもExcelも「表計算ソフト」です。表や図を作ることができるという部分は、変わりありません。ですから、基本的な操作はとても似ています。

画像や図形を挿入できたり、関数で計算を容易にしたりといった機能も共通部分がたくさんあります。機能的にはExcelの方が高度ですので、難しい関数の処理や多彩なフォントを使いたい場合はExcelが向いています。スプレッドシートの基本部分は、必要なものがシンプルにまとまっています。

リアルタイムで同時編集

同じシートを他のユーザーと共有し、同時に閲覧や編集をすることができます。誰かが操作した結果はリアルタイムで反映されますので、一斉に作業することも可能です。

作業をしながらチャットをしたり、誰がどこを編集したのかを確認できたりと、複数のメンバーで同時に作業をするための機能が充実しています。

昨今、テレワークの普及からリモートでの作業が増えてきました。スプレッドシートの共有機能は、リモートでの作業をよりいっそう円滑にしてくれます。

自動保存

作業中のシートに何らかの変更が加わると、ただちに自動的に保存されます。自分で保存の操作をする必要はありません。たとえ停電などのアクシデントが起こったとしても、大切な作業中のデータは守られます。

保存のミスやマシントラブルで、データを失った経験のある方も多いことと思います。スプレッドシートでは、そのような形でデータを失う可能性は非常に低く安心です。

【基本編】スプレッドシートの使い方

ここからは、新しいシートを作成したり、それを編集したりといった基本の操作方法を解説していきます。Excelよりも基本の機能が絞り込まれていてシンプルな分、複雑なことはありませんので、本記事を読み終わる頃には一通りの操作ができるようになっているはずです。ご自身のスキルアップのために、基本からしっかりと学んでいきましょう。

シートの作成

作業を開始する前に、Googleアカウントを取得してログインしてください。これだけで、スプレッドシートを使う準備は整いました。

まずは、新しいシートを作成してみます。スプレッドシートのホーム画面に「新しいスプレッドシートの作成」と書かれています。いくつかのテンプレートが並んでいますが、基本は一番左にある「空白」をクリックします。すると「無題のスプレッドシート」が作成されます。

シートの編集

シートの見方はExcelと同じで、縦の数字の並びが「行」、横のアルファベットの並びが「列」、数字や文章を入力する部分が「セル」です。セルを選択し、任意の文字や数字を入力していけば、表などの資料を作成することができます。

作業は基本オンラインで行う必要があることに気を付けてください。スプレッドシートは、オフラインでは接続できません。オフラインで作業したい場合は、あらかじめシートをダウンロードするかオフラインアクセスを有効にしておく必要があります。

シートの共有

他の人と同じシートに対して作業をしたい場合は、シートを共有しましょう。共有の手順も非常に簡単です。シート右上にある共有ボタンを押し、このシートに招待したい人のメールアドレスを入力します。

他に、シートへのリンクを共有したい人に送る方法もあります。この方法は手軽に多人数と共有できますが誰でもアクセスできてしまうので、万が一リンクが関係者外に漏れてしまった場合にセキュリティ面の危険が生じますので注意してください。

【応用編】スプレッドシートの使い方

ここからは、データの保護やセキュリティに関連する、スプレッドシートの応用的な使い方について、一歩踏み込んで解説していきます。基本の操作はとてもシンプルでしたが、このあとご紹介する応用についても複雑な操作ではありません。ちょっとした操作を知っているだけで、作業効率やチームメンバーとのやりとりの円滑さがアップします。ぜひ、基本編とあわせて習得してください。

閲覧・編集権限の制限

もしもチームメンバーの人数が多い場合、全員が一斉に編集すると混乱を招く恐れがあります。そういったことを避けるためは「権限」を設定し、閲覧ができる人と編集ができる人を別にするのが良いでしょう。

権限には、閲覧のみ可能な「閲覧者」、閲覧とコメントができる「閲覧者(コメント可)」、シートの編集ができる「編集者」の三つがあります。メンバーごとに適切な権限を設定して、スムーズな共同編集を行いましょう。シート画面右上にある、共有ボタンから設定できます。

編集履歴の確認

スプレッドシートは、過去の編集履歴を確認することができます。共有していても誰がどこを編集したのかがわかるので、作業のかぶりが防げます。また、誤って消したくないデータを消して保存してしまった場合も、過去のデータを復元することが可能です。

編集履歴は、画面上部にある「最終編集」と書かれているところをクリックすることで確認できます。復元も同じ画面から操作します。復元したい履歴を選択し「この版を復元」をクリックしましょう。

まとめ

スプレッドシートは、オンライン上にデータがあるのでパソコンが変わっても作業の続きが可能で、さらに手軽に共有ができるのでリモート作業が円滑になります。無料でここまでの機能が使えるのですから、試さない手はありません。企業でも、スケジュールなどをスプレッドシートで共有するケースが増えてきています。この機会にぜひ、基本的な操作方法を覚えて使い始めてみてください。

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