派遣の仕事紹介

秘書の派遣の仕事|特徴・内容・求人例

2020.07.28

上司や社長の仕事のサポートをテキパキとこなす、華やかなイメージが強い秘書のお仕事ですが、テレビドラマなどを見て、憧れを持っている方も多いのではないでしょうか。しかし、秘書の仕事は実際にどんな業務をするのかについては、あまり知られていません。

また、秘書といえば正社員という印象がありますが、最近は派遣会社に秘書の仕事を依頼する企業も増えてきました。秘書の仕事内容の具体的な業務内容や、どんな特徴の方が秘書に向いているのかみていきましょう。

秘書の仕事内容は    

秘書は、影の立役者的な存在となります。

秘書のポジションは、大きく分けて以下の4つになります。

■秘書アシスタント
上司のスケジュール管理、アポイント調整の手配、来客対応や出張・会食手配など、秘書の基本である業務をします。複数人チームで雑務を担当し、チームが効率的に業務をこなせるようにサポートしていきます。

チーム制で他の先輩秘書と一緒に働くことが多いため、秘書のお仕事が未経験の方でもチャレンジしやすく、経験を積みながらスキルを磨けます。

■部長クラスの秘書
スケジュール管理、アポイント調整、来客対応などの基本業務をはじめ、担当上司の業務内容によって、営業数値の集計や管理、予算の管理、事務書類の処理などをすることもあります。

■役員クラスの秘書
秘書の基本業務に加え、役員クラスの業務に付随する株主総会の運営、経営資料の作成、情報収集、公用車の手配、広報関連などの業務を担当するケースもみられます。

■社長クラスの秘書
秘書の基本業務、役員クラスの秘書業務に加えて、出張手配、社外業務の同行、スピーチ原稿作成などをするケースがあります。時には、お中元やお歳暮の手配、社長代行としての対応などが求められることもあり、マルチタスクを臨機応変にこなせる高度なビジネススキルが必要になります。

実際に行う具体的な業務内容は、下記の7つです。

 ■スケジュール管理
担当上司のスケジュール管理は、最も重要な業務です。社内会議や会合などのスケジュールを、社内外の他の担当者と連携を取りながら調整します。出張の際の航空券や新幹線のチケット予約、ホテルなど宿泊施設の予約などの手配も行います。

■電話やメール、手紙などの対応
社内や社外からの電話やメールを受け、取捨選択して、必要な用件のみ上司に回します。回す必要のない用件は、秘書が処理する必要があります。

■来客対応
来客対応も秘書の仕事で重要な1つです。来客のアポイントメントを受け、来客の出迎えやお茶出し、社内案内などをします。

■情報の管理
担当上司の業務に役立ちそうなものや、業務に必要な情報をピックアップして上司に伝えます。会議の内容や顔を合わせたことのある人物の名前を代わりに覚えておく記憶力が求められることもあります。

 また欲しい情報がすぐに見られるよう、書類やデータを見やすくファイリングする能力も必要です。

■事務備品の管理、環境整備
担当上司が効率よくスムーズに業務するための備品のチェックも欠かせません。気持ちよく業務がこなせるよう、デスクや執務室などの整理整頓や掃除も行います。

■資料作成
WordやExcelを利用して、上司の代わりに会議で使用する資料や社内配布する文書の作成などを行います。社内だけでなく、礼状・依頼状・見舞状などの社外文書作成することもあるため、冠婚葬祭などのマナー知識も必要です。

■その他雑務
多忙な上司の代わりに買い物を代行したり、お歳暮やお中元の手配をしたりすることもあります。また、企業や職種によっては海外の方とコミュニケーションを取る場合もあります。

秘書のメリット・デメリット

秘書の仕事には、一般事務では得られないメリットとデメリットがあります。

秘書のメリット    

■調整力や判断力を身につけられる
秘書の仕事は、社内や社外を通して、多くの方と連携を取りながら業務をこなしていく必要があるため、調整力が養われます。また、業務を進めていく間には、予測不能な事態が起こることも珍しくありません。どんな事態でも冷静に判断し、柔軟な対応をする能力が身に付きます。

■ビジネススキルがアップする
会社の経営に関わる重役の上司の横について仕事することで、普段ならお会いできないようなVIPクラスの人物に会うことや、ビジネスの最前線に触れられることで、より高い視点から物事を見られます。

担当上司の業務に関する知識をすぐそばで学ぶことができる環境に身をおくことで、高度なビジネススキルを習得できるでしょう。

秘書のデメリット     

■勤務時間が不規則になりがち
担当上司の都合に合わせて一緒に動くことになるため、就業時間にばらつきがあり、残業が多くなることも珍しくありません。忙しい時はカレンダー通りに休むのが難しく、重要な予定が急に入った時は休日出勤することもあります。

■担当上司によって仕事のやり方が左右される
担当上司の性格や方針によって、業務の進め方や取り決めは千差万別となります。例えば情報の取捨選択、デスク周りや空間などの環境整備、要件の取り次ぎなどです。細かな業務まで左右されるため、相性が悪くペースが合わない場合は苦労することもあります。

秘書に向いている方の特徴   

秘書に向いている方の特徴や適性もみていきましょう。

■スケジュール管理が得意な方
担当上司のスケジュール管理は秘書の基本業務です。その月のスケジュールを把握することをはじめ、急な予定追加や変更にも迅速に対応できることや、先読みして予定を組むことが得意な方は秘書の業務に向いています。

■ビジネスマナーがある方
来客対応や電話・メール対応、文書作成など、社内社外問わず重要な立場の方達と接することが多いため、相手に失礼のない好印象を与えるビジネマナーは必須となります。基本的なビジネスマナーが身についている方が、秘書の業務に向いているといえるでしょう。

また、秘書は企業の顔となり、秘書の対応ひとつで会社の印象が変わってくるため、単に雑務だと思わずに、常にきちんとした対応を心がけることが必要になります。

秘書の仕事の求人例    

秘書のお仕事募集の給与や実際に求められている必須スキルなど、求人例を参考に確認しておきましょう。

●職種
事務・オフィスワーク、総務・人事、その他

●仕事内容

  • 給与計算
  • 社会保険手続き
  • IT管理
  • 人事
  • 秘書
  • ISO関係
  • 福利厚生業務
  • 庶務業務
  • 給仕、来客対応、代表電話対応

●給与
時給1,150円 ~

●就業時間
8:30~17:15
※月平均残業20h程度

●休日・休暇
土日 ※他、会社カレンダーによる

●必要な資格・経験
総務課事務経験がある方

●おすすめポイント
総務経験がある方が条件のお仕事内容となりますが、秘書のお仕事をはじめ、会社運営に欠かせない管理部門業務の経験を積めます。

総務全般の幅広い業務に携われるため、組織にとって必要不可欠な存在になることもあります。社内や社外の人間と関わりを持つことが多く、やりがいを感じられる業務内容となっています。

まとめ               

秘書とは、部長や役員、社長などのポジションに立つ方の業務をサポートする仕事です。スケジュール管理や来客対応、情報収集などをして、上司がスムーズに効率よく仕事する環境を整えることが求められます。また、急な予定や事態にも焦らず、臨機応変に対応することも必要となります。

担当上司の職種によって業務内容は変わりますが、秘書の職務をこなしているうちに調整力や判断力が身につき、ビジネススキルアップにも繋がります。

昨今では、派遣会社に秘書のお仕事を依頼する企業も増えてきました。秘書の仕事をしてみたいという方は、まずは派遣会社に登録して、自分の希望に見合う秘書の仕事にチャレンジしてみるのがおすすめです。

ピックアップ求人

【日勤専属】フォークリフトオペレーター
# 高収入 # 交通費支給 # 年齢不問 # 制服貸与 # 学歴不問 # 車通勤可能

フォークリフト、製造・物流・軽…

【日勤専属】フォークリフトオペレーター

  • 時給1,150円~
  • 福島県西白河郡矢吹町
  • 派遣社員
詳細を見る
ゴム資材の製造業務【時給¥1,200~】昼12時から出勤!資格取得支援あり/採用強化中
# 資格取得支援 # 高収入 # 交通費支給 # 年齢不問 # 制服貸与 # 5名以上募集

製造・組立・検査、製造・物流・…

ゴム資材の製造業務【時給¥1,200~】昼12時から出…

  • 時給1,200円~
  • 福島県二本松市太田 ※二本松…
  • 派遣社員
詳細を見る
採用強化中/液晶画面の組立・検査
# 交通費支給 # 年齢不問 # 制服貸与 # 学歴不問 # ママさん活躍中

製造・組立・検査、製造・物流・…

採用強化中/液晶画面の組立・検査

  • 時給950円~
  • 福島県福島市
  • 派遣社員
詳細を見る
採用強化中/【正社員登用制度あり】フォークリフト/倉庫管理及び出荷業務
# 資格取得支援 # 交通費支給 # 年齢不問 # 社員登用あり # 社宅・寮あり

仕分け・梱包・ピッキング、フォ…

採用強化中/【正社員登用制度あり】フォークリフト/倉庫…

  • 時給1,250円~
  • 福島県白河市
  • 派遣社員
詳細を見る
【採用強化中】デザートなどの検査/未経験者歓迎!
# 交通費支給 # 年齢不問 # 車通勤可能 # ミドル・シニア活躍中 # 女性活躍中

製造・組立・検査、食品製造、軽…

【採用強化中】デザートなどの検査/未経験者歓迎!

  • 時給900円
  • 福島県福島市瀬上町
  • アルバイト・パート
詳細を見る