生かせる仕事術

ビジネスメールで使える英語の文章例

2022.02.23

グローバル化が進む中、ビジネスシーンにおいて英語が使えることは、人事評価の場や転職を考えている人にとって大きなアドバンテージとなるでしょう。

また近年は仕事のやりとりをメールで行う企業が多く、ビジネスメールで英語を使う場面も増えてきました。

今回は「ビジネスメールで使える英語」をテーマに、ビジネス英語初心者向けの文章例をご紹介します。

社外】ビジネスメールで使える英語のワンフレーズ

社外メールの場合は、特にスマートな文章になるように心がけましょう。
伝えたい内容を簡潔に書くこと、視覚的に整っていること、否定表現を極力使わないこと、などが基本的なルールです。

件名

件名はメールの「顔」にあたります。件名に要件を入れることで、本文を簡潔に済ませることができます。

Inquiring about ○○.(○○についての問い合わせ)

他社とのやり取りでは欠かせないフレーズです。疑問点は件名の時点で明らかにしておくと良いでしょう。

Information regarding ○○.(○○に関するご案内)

回りくどく本文で案内するより、件名の時点で何の案内なのか伝えることで相手も興味をそそられます。

Invitation to ○○.(○○へのご招待)

企業主催のパーティーや発表会などの招待メールでよく目にするフレーズです。インパクトがありますが、スパムメールと勘違いされることもあるので○○にはイベントの正式名称を記載しましょう。

Confirmation of ○○.(○○の確認)

プロジェクトの納期や支払いの確認などで使用することが多いフレーズです。

挨拶

英語でのやり取りの場合、日本における時節の挨拶のような表現は不要です。
宛名のみの記載でも失礼にはあたりません。

Dear Mr./Ms ○○.

名前を知っている場合の表現です。女性の場合、既婚・未婚のどちらでもMs.が適切です。

Dear Sir,/ Dear Madam,

名前を知らない場合に使用します。

To whom this may concern,(ご担当者様へ)

担当者、部署の両方が不明の場合でも使用できるフレーズです。

自己紹介

面識がある方や、数回メールのやり取りをしている場合はもちろん不要です。
ここでは例文をいくつかご紹介しましょう。

My name is 〈名前〉and I am responsible for 〈担当部署・職種〉 at 〈企業〉.
My name is 〈名前〉and we met 〈初めて会った時の場所、シチュエーションなど〉.
I am 〈名前〉 from 〈企業〉 in charge of <担当部署・職種 >. I am writing to you for the first time.

以上は最低限記入しておくべき自己紹介文です。

メールの目的を伝える

メールを送った目的・理由を簡潔に伝えましょう。その際、いくつもだらだらと書かないことがマナーです。

The reason I am writing this e-mail,〈メールを送った理由〉.

メールを送った理由を直接伝える書き方です。

 I am interested in your service.〈興味を持った理由〉.

具体的にどのようなサービスに興味を持ったのかを書くのも良いでしょう。

I am writing to inform you that 〈要件〉.

翻訳すると「お知らせです」といった表現になります。

確認・依頼・質問・謝罪

他社とのメールのやり取りでよく使われるのが、確認・依頼・質問・謝罪の4つです。

確認

We are writing to confirm ○○.(○○の確認のため連絡させていただきました。).

特に打ち合わせや面談日時の確認の時に使用されるフレーズです。

I would like to confirm ○○.(○○の確認をさせていただきたい。)

ビジネス英語の場合は、「I want to ~」よりも「I would like to ~」を使うほうが丁寧な表現になります。

依頼

I am writing to ask you to  ○○.(貴社の○○について質問させていただきたい。)

問い合わせの依頼で、最も一般的な表現です。

We would appreciate it if you would advise us on ○○.(○○について教えていただけるとありがたいのですが。)

プロジェクトの進捗を確認するときなどに使用しやすいフレーズです。

質問

I am contacting you to enquire about ○○.(○○についての問い合わせのために連絡させていただきました。)

クエスチョンマークで終わらせる質問を、ビジネス調に言い換えています。

謝罪

We are extremely sorry for ○○.(○○に関して、誠に申し訳ございません。)

より丁寧なフレーズで、返信が遅くなった場合などにも使用しやすい表現です。

We would like to apologize for any inconvenience caused ○○.(○○に関してご迷惑をおかけしたことをお詫びいたします。)

「apologize for ○○」には謝罪するという意味があり、個人だけでなく企業をあげて謝罪するときにも使用されます。 

結びの挨拶

日本語同様、結びの言葉は英文メールであっても必要です。

メールを読んでもらった感謝の意や、返信を待っていることを伝えます。相手を気遣う一文を入れるのも良いでしょう。

I look forward to ○○.(○○を楽しみにお待ちしています。)

「返信を待っている」「次回会えるのを楽しみにしている」といった際に使用できるフレーズです。

Please take care of yourself.(お体ご自愛ください。)

日本語でもなじみのあるフレーズです。

If you have any questions, please do not hesitate to contact me.(不明な点があれば、いつでもご連絡ください。)

相手企業に依頼や提案をしたときなどの結びの表現として使用しやすいです。

【社内】ビジネスメールで使える英語のワンフレーズ

社内メールは社外メールと比較すると、比較的フランクな表現で良いですし、項目の省略も可能です。

あまりかしこまりすぎるのも相手におかしな印象を与えてしまうので、社外メールと使い分けができるようになるとより良いでしょう。

件名

件名に関しては、社外メール同様に要件を端的に伝えられる箇所です。リスト化されているメールボックスからも一目でわかるように要件を記載するよう心がけましょう。

Request for ○○.(○○の依頼)

他部署への依頼の時などに使用しやすいフレーズです。

Change of ◯◯.(○○の変更)

会議日時の変更、集合場所の変更など頻用できる件名です。

Urgent:<要件>before <期日>.(緊急:<期日>までに<要件>してください。)

社内でよくあるのが、緊急のメールを送りたい場合です。相手に電話がしにくいという場合には、上記を件名で入力すると効果的です。

挨拶

社内メールは社外メールと比較するとフランクになる傾向にありますが、上司などの相手に対しては、社外メール同様の対応をするのがベストです。

Hi,○○.

同僚や親しい間柄であれば敬称すらも不要なので、カジュアルな表現が自然です。

To all members, /Dear all,(すべてのメンバーへ/みなさんへ)

会社全体やチームに連絡することが多い社内メールでは、全員に向けての敬称の使用が便利です。

自己紹介

社内では自己紹介は特に必要ありませんが、他部署の相手とのやりとりや、相手に改めて所属や担当を伝えたいときには以下のような表現があります。

I am in charge of ○○.(○○を担当しています。)
I am in the ○○ Department .(○○部門に所属しています。)

メールの目的を伝える

社内メールで本題に入る前に使える、少しカジュアルな表現と心遣いの文章をご紹介します。

How are things these days?(最近調子はどうですか?)

カジュアルながらも、上司以外なら比較的誰にでも使いやすい用語です。

I hope the your  project is going well.(君のプロジェクトがうまくいっているといいのですが)

「I hope ○○  is going well.」は相手の仕事がうまくいっていることを願う際によく使われます。

How are you doing in the new department?(新しい部署はどうですか?)

新しい環境に行った相手を気遣うときのフレーズです。

I am sorry for my delayed reply.(返事が遅くなって申し訳ありません。)

社内メールであれば、これぐらいのフランクな表現でも良いでしょう。

確認・依頼・質問・謝罪

社内メールの場合であれば、日常で使っている表現で問題ないこともあります。
しかしカジュアルながらもビジネスライクなフレーズはあるのでいくつか見てみましょう。

確認

How are things going with ○○.(○○の調子はどうですか?うまくいっていますか?)

進捗状況などを訪ねる場合などの表現です。

When you have time, I would appreciate more information on ○○.(お時間あるときに○○についての情報をお伝えいただけるとありがたいです。)

上司に確認するときに使う表現です。とくに相手が忙しそうな場合に使うと嫌味がなくスマートでしょう。

依頼

I am writing to ask ○○.(○○について伺いたく、連絡しました。)
Can you send me ○○?(○○を送ってももらっても良いですか?)
Please let us know ○○.(○○について教えてもらえますか・共有してもらえますか?)
Can we meet to talk about ○○?(○○についてあってお話したいのですが。)

依頼と言っても様々な内容の依頼があります。

上記以外の表現方法もたくさんあるので、社内メールでレパートリーを増やせておくと、社外メールでも役立ちます。

質問

This is to enquire about ○○.(○○について聞きたく、連絡しました。)

同僚であれば、ダイレクトに“?”で終わる質問文でも良いですが、上司を含む複数にメールする場合はこの表現がベターです。

謝罪

Sorry, I 〈謝罪の具体的内容〉.(申し訳ありません、〈謝罪の具体的内容〉。)
I apologize that〈謝罪の内容〉.(〈謝罪の内容〉についてお詫び申し上げます。)
I(deeply)regret to 〈謝罪の内容〉.(〈謝罪の内容〉について心からお詫び申し上げます。)

“sorry”は軽いミスを謝罪するとき、”apologize”は謝罪の意をより強調したいとき、”regret”は過失であったとしても重大なミスをしたとき、周囲に迷惑をかけたときと覚えておきましょう。

結びの挨拶

社内メールの場合、短文のメールであれば結びの挨拶がなくても問題ありません。
ただ、あったほうがバランスが良いといった場合もあるのでいくつか紹介しておきましょう。

Sincerely.
Best regards.
Cordially.
Thanks.
Thank you.

上からフォーマルな順番に並んでいます。

社内の上司であれば、“Sincerely.”“Best regards.”が丁寧です。

“Thanks.”“Thank you.”は最後まで文章を読んでくれたことへの感謝の気持ちになりますので、日本語でよく使う「よろしくお願いいたします。」の表現と同じような使い方をしてもらえると良いでしょう。 

まとめ

一見難しそうに感じる英語でのビジネスメールですが、表現に慣れてしまえばビジネスシーンにおいて簡単に使用できますし、自身のスキルとして大きなアドバンテージとなり、より良い転職を考える際にも有利になるでしょう。

まずはルールといくつかの言い回しを覚えてから、自分なりの表現を見出してみてください。

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