生かせる仕事術

社内チャットのマナー!メールとの違いは?

2021.08.27

社内ツールとしてメールは多く普及していますが、近年ではチャットを利用する企業も増えているようです。チャットはプッシュ通知機能など、メールにない機能が備わっていることもあり導入する会社も少なくありません。便利なチャットですが、マナーを守り使用することが大切です。メールとの違いやマナーを把握し、便利に、気持ちよく使いこなしましょう。

社内チャットとメールの違い

仕事の中で、メールとチャットの両方を併用している方が多いのではないでしょうか?メールだけ、チャットだけのように、どちらか一方だけにならないのには理由があります。実は、社内チャットとメールには、それぞれ特性があり、状況や送信相手によって、どちらのコミュニケーションツールを使う方が適切なのかが異なるのです。つまり、2つのツールの違いを理解した上で使い分けることが大切だといえます。

ここでは、社内チャットとメールについて、それぞれの特徴を説明しています。社内チャットとメールにはどういった違いがあるのでしょうか?具体的に見ていきます。

社内チャットとは

社内チャットとは、社内のコミュニケーションのために利用するチャットツールです。基本的には、プロジェクト単位など、会話を行うメンバーを追加したチャットルームを作成し、その中で会話を進めていくのです。

社内チャットの一番の特徴はリアルタイム性です。実際に会話をしているような感覚でコミュニケーションができるため、社内メンバーのコミュニケーションを円滑化するという目的で導入する企業が増えています。例えば、あるプロジェクトに対して、相談したいことがあった際に、チャットのルームに質問を投げかけると、同じグループのメンバーとリアルタイムで意見交換することも可能です。

また、複数人に同じ内容を伝達したいときにも社内チャットは便利でしょう。複数人に同時に同じ内容のメッセージを簡単に送れることに加え、そのメッセージに対する返信も簡単です。絵文字やスタンプなどで「内容をチェックした」かどうかを相手に表示することもできます。緊急性のある内容をすぐに知らせたい際にも便利でしょう。

リマインド機能やスケジュール機能などを持ったチャットツールも多くあります。例えば、チャットでのメッセージ送付とともに、タスク化を一緒に行うこともできるのです。社内チャットの中で音声通話やビデオ通話を立ち上げれば、簡易的な会議をすぐに行うことも容易でしょう。文字コミュニケーションでは難しい細かなニュアンスを補完することにもつながるのです。

ただし、チャットツールの利用には注意点もあります。簡潔な文章で意思を伝えられるのは便利ですが、相手によっては失礼にあたることもあるので注意が必要です。また、簡素すぎる文章では誤解を招いたり、言いたいことが正確に伝わらなかったりすることもあります。気軽さ故に雑談に発展することもあり、仕事とは関係ないメッセージを送ったり、もらったりもしやすいでしょう。仕事に支障が出ないよう社内ツールの利用方針に沿った使い方となるよう注意しなければなりません。 

メールとは

メールは基本的に1対1で行う方法です。複数のアドレスを送信先に設定すれば、複数の人に同時にメッセージを送ることも可能ですが、基本的には1対1のやり取りが繰り返される形になります。チャットのように複数で同時に会話をすることはできません。

メールの特徴は、相手の時間を拘束しないことにあります。メールは相手が受け取ったメールを開封し、読んだときに返信をすればよいというスタンスです。送信者としては、相手がメールを確認したかどうかは返信が来ないとわかりませんが、緊急性はなく、返事を急かすこともないので、相手の都合に合わせられる点はメリットでしょう。

また、メールの場合はビジジネスマナーに則り、比較的丁寧な文章で書くことが求められます。例えば、メールでは挨拶から始まり署名で終わるという定型文が確立されており、手紙のようなマナーが必要なことが多いものです。簡素な返信だと、失礼にあたることもあるので注意が必要でしょう。ただし、誠実さが伝わりやすいので、目上の方や社外の方にはメールが適している場合も多いのです。また、エビデンスを残したい場合もメールの方が適しています。 

社内チャットを使用する上でのマナー

簡単に返信ができ、便利な社内チャットですが使い方によっては失礼にあたることもあるので、マナーには注意が必要です。例えば、プライベートな内容は送信しない、文章に注意するなどに配慮して使うことをおすすめします。

では、社内チャットを介して、誠実かつ正確に内容を伝えるためには、具体的にどのようなことに注意すればよいのでしょうか?ここでは、基本的なマナーを紹介しています。社内チャットをお互いに気持ちよく利用できるよう、マナーを守ることを心がけてください。

公私を区別する

社内チャットはあくまでも業務用なので公私の区別が必要です。リアルタイムで会話ができ、手軽に意思疎通ができるため、ついプライベートな内容で会話をしてしまいがちです。趣味の話や飲み会の相談など、業務以外で利用してしまうと、仕事への集中力に欠けてしまいます。

チャットは限られた人数で専用チャットグループを作ることもでき、その中で公私混同の会話を続けていると仕事が進まなくなります。社内チャットは仕事や業務連絡のみに利用することを基本としましょう。ビジネスにおいて使用するチャットは、問題が生じた場合に上司などに確認してもらう必要性も出てきます。そのような場合に見られてはまずいような内容を書いていると評価が下がってしまうでしょう。誰に見られても恥ずかしくない内容にしておくのが望ましいのです。

また、上司から部下への連絡は業務時間内に留めることが必要です。業務時間外はプライベートな時間であり、プライベートと業務のメリハリをつけることが大切です。チャットは緊急性もあるもので、通知が来ると慌てて確認することもあります。精神的にもリラックスできないので、業務時間外はできるだけ使わないようにしましょう。 

敬語で話す

特に目上の人など上司には敬語で話すようにしましょう。簡素な文章だから、すぐに意見を伝えたいからと上司にタメ口はNGです。チャットはメールのように挨拶文や署名などが必要ない点は便利ですが、その分誠意が感じられないことがあります。チャット文化に慣れている年代ならあまり感じないかもしれませんが、年配の人にとっては、馴れ馴れしさに不快感を覚えることもあるでしょう。

社外はもちろん、社内チャットであっても、丁寧な言い回しや言葉遣いをするよう心がけてください。また、スタンプやリアクションなどを利用すると、スピーディなやりとりができるなどのメリットがあるチャットですが、使い方によっては雑な印象を与えてしまうこともあります。「ありがとうございました」など言葉で伝えた方がよい場合もあります。あくまで、文字コミュニケーションとしては物足りない部分を補うためにスタンプやリアクションを使うようにしましょう。相手の立場や気持ちを考えたやりとりを意識することが大切です。 

基本的な書式を覚える

社内チャットでお互いに快く通信をするには、基本的な書式を覚えておくのもおすすめです。いきなり本題に入る前に、挨拶として、「お疲れ様です」「お世話になっております」「おはようございます」などの言葉を入れるとよいでしょう。

相手からの返信に対しては「了承しました」「ありがとうございます」などのリアクションをしましょう。チャットにはリアクション機能があります。「リアクション」をクリックすると絵文字が出てくるので、適したものを選べばスピーディに意思を伝えられます。

本題に入る前には、何を伝えるのかが明確になるような見出しをつけるとよいでしょう。お知らせであれば「~についてご連絡します」「~についての詳細です」などです。また要望の場合は「~に対するお願いです」などを入れるとよいでしょう。最後は、「以上、よろしくお願いします」「引き続きよろしくお願いします」と締めます。ただし、これらの見出しや、締めの言葉は必ず入れないといけないわけではありません。チャットのメリットはメールよりもフラットなコミュニケーションが取れることにありますので、相手との関係性やこれまでのやり取りによっては、柔軟に文面を変えてください。

まとめ

社内チャットは複数の人がリアルタイムに意見交換ができたり、返信が簡単でスピーディにできたりするなどメリットも多いです。ただし、文章が簡素になりやすく、相手によっては不快感を与えてしまうこともあります。気軽に使えることで、公私の区別がつきにくくなるのもデメリットといえるでしょう。簡素になりすぎないよう、一言を添えたり、敬語を使うようにしたりするなど、マナーに配慮しながら使うようにしましょう。

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