生かせる仕事術

電話応対で使える英語のワンフレーズ

2020.12.07

会社で電話を取った時に電話口の相手が英語だったので上手く対応できなかったという経験のある方はいるのではないでしょうか。英語が喋れない方にとってはどうしても焦るシチュエーションです。電話対応で使えるフレーズを覚えておけば、これから転職を考えている方にも有利でしょう。

そこでこの記事では電話対応で使える英語のワンフレーズの代表例を解説付きでご紹介します。英語の電話対応がしたいと考えている方は是非参考にしてください。

【受電】電話応対で使える英語のワンフレーズ

オフィスで電話対応をしていて突然英語で話しかけられたら焦ってしまうという方は多いでしょう。そのような方は電話対応で使える鉄板のワンフレーズを覚えておくと焦ることなく対応できるようになります。

ここでは電話に出て名乗る時や、誰への電話なのかを取り次いだり、電話を切ったりするまでの対応で使えるワンフレーズをご紹介していきます。

電話に出て名乗る

Thanks for calling [会社名], [名前] speaking, how can I help you?(お電話ありがとうございます。[会社名]の[名前]です。どのようなご用件でしょうか?)

丁寧かつ覚えやすいフレーズです。特に「Thanks for ~ing」の表現は便利で「~してくれてありがとう」という意味になります。電話対応のみならずあちこちで応用可能なので覚えておくといいでしょう。

また、ビジネスの電話対応では誰が担当しているのかをはっきりさせることが大事です。「[名前] speaking」と自分の名前を伝えることで責任の所在を明らかにすることができ、相手に信用してもらえるようになるでしょう。

相手の名前を聞く

May I have your name, please?(お名前を教えていただけますでしょうか。)

電話口に限らず相手に何かをしてもらいたい時には「May I~」というフレーズが役に立ちます。より丁寧にするために最後にpleaseは添えておきましょう。

上手く聞き取れなくてもう一度名前を聞き返す時はCould you repeat your name?と聞くようにしましょう。

誰への電話か聞く

Who would you like to speak/talk to?(誰におかけですか?)

電話で連絡してきたということは誰かに取り次いでほしい可能性が高いです。そのようなときに便利なのがこのフレーズで誰に電話してきたのか尋ねることができます。同じ意味としてWho are you calling, please?と伝えるのも大丈夫です。

また、名前が同じ場合はThere are two ○○s here. Do you know which department he/she belongs to?(○○はふたりおりますが、所属部署はご存知ですか?)と尋ねてどの人なのか詳細を聞くようにしましょう。

担当者がいなかった場合

I’m afraid she is out right now.(あいにく、ただいま外出中です。)

シンプルで最も覚えやすいフレーズなので、まずはこれを覚えておくといいでしょう。もう少し丁寧に対応したいという方はI’m sorry, but she is away from her desk.と伝えるとより丁寧になります。

いつ戻るのかと尋ねられたらI expect him(her) back at ○○(○○頃に戻ると思います。)と伝えると良いでしょう。

担当者がいた場合

Hold on, please. I’ll transfer you to the person in charge.(少々お待ちください。担当の者にお繋ぎします。)

基本的にはこれだけ覚えておけば後は保留にして担当者に代われば大丈夫です。

Hold on以外にもJust a momentも相手に待ってもらう言い回しなので使いやすい方を使えばいいでしょう。

電話を切る

Thank you for calling.(お電話ありがとうございました。)

電話に出た時の応用系である「Thank you ~ing」の使いまわしです。結びの言葉として使いやすいので覚えておくといいでしょう。

また、他の用件があるかどうか確認ができればより丁寧な対応となります。その場合はIs there anything I can help?(他のご用件はございますか?)と聞くようにしましょう。

【架電】電話応対で使える英語のワンフレーズ

今度はこちらから電話をかける時のフレーズです。電話を受けるのと違ってかける方は用件を伝えなくてはならないので難易度が高くなります。

取り次いでもらう先の相手が日本人だったとしても最初の窓口は外国人ということもあるので取り次いでもらうまでのフレーズを中心にご紹介します。

名乗る

Hello, this is ○○ of ▲▲(会社名).(もしもし、▲▲の○○です。)

電話を掛けた時の鉄板フレーズで「もしもし」もHelloで賄えます。

また、電話口では「私は」という言い回しがI amからThis isに変わるのでこの違いについては覚えておくといいでしょう。

担当者に取り次ぎをお願いする

Is Mr. ○○ there?(○○さんはいますか?)

シンプルですが、これで通用します。「Is there~」は物に使うだけでなく人にも使えるので覚えておくと応用がききやすいです。

もう少し丁寧にしたい場合はMay I talk/speak to Mr. ○○?(○○さんはいらっしゃいますか?)というと良いでしょう。この場合の応用もききやすく、○○課の○○さんいらっしゃいますか?などにも応用可能です。

担当者がいなかった場合

担当者がいなかった場合は伝言をしたい、何時に戻るか知りたいと希望はバラバラでしょう。ケースごとによっていくつか言い回しをご紹介します。

  • 伝言をお願いしたい場合:Can I leave a message?
  • 電話があったことを伝えてほしい場合:Could you tell him I called?
  • 何時に戻るか知りたい場合: When do you expect him back?
  • 戻ってきたら電話してもらうようにお願いしたい場合:Could you tell him to call me back when he returns?

この4つを覚えておけば不在時も安心です。

担当者がいた場合

担当者がいた場合、取り次いでもらう必要があります。基本的には取り次ぎをお願いしたい場合と同じ言い回しでも大丈夫です。

更に応用をきかせるとMay I speak to Mr. ○○ at extension 255?などが使えます。意味は内線番号の○○さんをお願いします。となり、部署や内線番号にも使えます。

用件を伝える

I would like to introduce you to our new technology.(弊社の新技術についてご紹介したいと考えております。)

「I would like to~」の言い回しは便利で「~をしてあげたい」という意味があります。ビジネスシーンですとプレゼンテーションをしたい場合も多いでしょうから覚えておくと便利です。例を他にも挙げるとI would like to discuss the next filed trial with you.(次の野外試験についてご相談したいと考えています。)という感じでto以降を変えると色々使えます。

電話を切る

Thank you for taking the time to speak with me.(お話しするお時間をいただきありがとうございました。)

この記事の上の方でもご紹介した「Thank you for ~ing」です。電話ですから時間を割いてお話をしてくれてありがとうという意味にしたいのでtaking the time to speakとしています。最後はGoodbyeで締めればOKです。

まとめ

ビジネス電話で使える英語のフレーズについて解説しました。フレーズを覚えることは大事ですがそこからなぜこのような構成になっているのかを確認していくと英語を身に付けるのが早いです。

フレーズだけでなくその意味や単語も知って英語に対して柔軟に対応できるようしましょう。

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