生かせる仕事術

受付業務で使える英語のワンフレーズ

2021.10.25

明日は海外からのお客様がお見えになるけど、英語で会話ができるか心配、そのような悩みをお持ちではありませんか?

日本では英語教育が熱心に行われており、近年は小学校でも英語の授業を取り入れるところが増えています。ただ、その割には「どうも英語が苦手で…」という方が多いことも現実です。

なぜ日本人は英語が苦手かというと、それは使うことを想定していないからです。そこで、英語が苦手な方向けに、受付業務で使える英語のワンフレーズを紹介します。海外からのお客様が見える前にチェックしてください。

また、こうした英語を覚えておくと転職を考えている方にも役立ちますので、積極的に声にだして練習してみましょう。

【アポ来客】受付業務で使える英語のワンフレーズ

あらかじめ海外からのお客様が来るということが分かっていれば、事前に対処することが可能です。英語に自信がないと不安かもしれませんが、相手はビジネスで来ているわけです。

そのため、ビジネスシーンでよく使われる英語のワンフレーズを覚えておけば、スムーズに会話することが可能となります。落ち着いてゆっくりと、大きな声で話してみましょう。

挨拶

人間関係の基本が挨拶であることは、世界どこでも同じです。最初にしっかりとあいさつを行うことで、良い第一印象を与えることが期待できます。まずは、お客様がアポイントを取っているかどうかを確認しましょう。

  • Do you have an appointment?
    (アポイントは取っていらっしゃいますか?)
  • Are you here for an appointment?
    (アポイントメントでいらした方ですか?)
  • Are you a reservation customer?
    (ご予約のお客様ですか?)

名前を聞く

やって来たお客様がアポイントメントの方だと分かったら、失礼のないようにお名前を伺いましょう。

  • May I ask you for your name,please?
  • Could I have your name,please?
    (お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか?)

相手の名前を聞く際、学校では「What is your name?」と習ったかもしれませんが、ビジネスの際に使うことは避けたほうがよいでしょう。

「What is your name?」には「名前は何だ?」といった詰問調のニュアンスが含まれるため、相手に不快感を与える可能性があります。

女性に呼びかける際、未婚者の場合は「Miss.(ミス)〇〇」、既婚者の場合は「Mrs.(ミセス、ミスィズ)〇〇」が正しいのですが、ビジネスで来られた女性が未婚か既婚か確認することは難しいでしょう。

その場合は「Ms.(ミズ)〇〇」という単語が便利です。「MS.」は未婚の女性にも既婚の女性にも使うことが可能です。

用件を聞く

アポイントのお客様の名前が確認できたら、次に、どのような用件で来られたのかを確認しましょう。

  • May I help you?
    (どのようなご用件でしょうか?)
  • May I ask you what you need?
    (ご用件をお伺いしてもよろしいでしょうか?)

用件を確認できたら、「ようこそいらっしゃいました」という意思表示をすると、お客様に好感を持たれることでしょう。

  • Welcome to our company.
    (わが社へようこそお越しくださいました)
  • Mr.〇〇(Ms.〇〇),We have been waiting for you.
    (〇〇さん、お待ちしておりました)

もし余裕があれば、お客様の会社名も伺っておくと、スムーズに取次ぎをすることが可能となります。

  • May I have your company’s name,please?
    (御社名をお伺いしてもよろしいでしょうか?)

部屋に案内する

お客様の名前と用件が確認出来たら、所定の部屋までお客様を案内しましょう。案内するときには、次のようなフレーズがよく用いられます。

  • Mr.〇〇(MS.〇〇),Would you come this way,please?
    (〇〇様、こちらへお越し願えますでしょうか?)
  • The meeting room is this way.
    (会議室はこちらになります)
  • Follow me,please?
    (私についてきていただけますか?)

少し待ってもらう

担当者がすぐにこられない場合は、部屋の椅子を勧めて待ってもらいましょう。

  • Mr.〇〇(MS.〇〇),have a seat,please?
    (こちらへお掛けになってお待ちくださいますか?)

担当者が来るまでに時間がかかりそうなときは、リラックスして待ってもらえるよう、コートを脱いで待ってもらったり、飲み物を提供したりするのもよいでしょう。

  • Would you like to keep your coat?
    (コートをこちらでお預かりしてもよろしいでしょうか?)
  • Would you like me to take your jacket?
    (上着をお預かりしましょうか?)
  • Would you like something to drink?
  • May I offer you a drink?
  • May I offer you a drink?
    (何かお飲み物をお持ちしましょうか?)

担当者が不在の場合

担当者が不在ですぐに対応できない場合、その旨をお客様へ伝えることも忘れないようにしましょう。

  • Could you wait here for a while?
    (こちらで少しお待ちいただいてもよろしいでしょうか?)

また、担当者がこちらへ向かっていることもお伝えしておけば、お客様に安心感を与えることができます。

  • Mr.〇〇・Ms.〇〇(担当者の名前)will be here soon.
    (〇〇(担当者名)はまもなく参ります)

【ケース別】受付業務で使える英語のワンフレーズ

受付ではお客様の名前や用件を伺う以外にも、対応しなければならない業務があります。例えば、名前を伺うだけでなく、必要事項を用紙へ記入してもらう必要があるケースもあるでしょう。

また、場合によっては担当者が不在で、お客様を待たせることとなるケースもあるかもしれません。そこで、そのようなときに使える英語のワンフレーズについて見ていきましょう。

記入してもらう

受付の際、お客様に必要事項を記入してもらうことは珍しくありません。そのような時には次のようなフレーズがおすすめです。

  • Please fill in the required items on this form.
    (こちらの用紙に必要事項をご記入いただけますでしょうか)
  • Could you fill in this form,please?
    (こちらにご記入いただいてよろしいでしょうか?)

紙に書いてもらうことはとても便利で、例えばお客様の名前が聞き取れなかった場合、紙に書いてもらうという手があります。その時は、このように伺いましょう。

  • Could you spell your name for me,please?
    (お名前のつづりを教えていただいてよろしいでしょうか?)

謝罪する

お客様がお見えになってから、担当者と会議を始めるまでスムーズにいけばよいのですが、いろいろな事情でお客様を待たせてしまうケースもあることでしょう。そのような時に使えるフレーズがこちらです。

  • I am very sorry,but he(she)is on the phone.Wait for a moment,please.
    (大変申し訳ないのですが、担当者は現在電話中です。今しばらくお待ちくださいませ。)
  • I am very sorry,but Mr.〇〇(Ms.〇〇) seems to be away from the office.
    (大変申し訳ありませんが、担当者はただいま外出しております)
  • I am sorry to have kept you waiting.
    (お待たせいたしまして大変申し訳ありません)

再来店の予定を聞く

アポイントを取ったうえでお越しになっているお客様を、そのまま帰すようなことはまずないと思います。ただ万が一、改めて出向いていただくような場合、次のように伺いましょう。

  • Please visit our company again soon if you can.
    (もし可能でしたら、近日中にもう一度お越しいただけますでしょうか?)

道や場所を聞かれたとき

日本の地理に不案内な海外からのお客様から、道や場所を聞かれることはよくあることだと思います。そこで、代表的な事例についてご紹介します。

<質問>How do I get to the station?
(駅にはどうやって行けばいいですか?)

<答えの例>Sure, Go straight for two blocks, and turn left at the hospital. From there, go straight for four blocks, and you will see the station.
(ええと、まず2ブロック直進して病院の角を左に曲がります。そこから4ブロック進むとまもなく駅が見えてきます。)

<質問>Where is the nearest convenience store?
(ここから一番近いコンビニエンスストアはどこにありますか?)

<答えの例>The nearest convenience store is located along this street.
(ここから一番近いコンビニエンスストアは、この通り沿いにありますよ。)

まとめ

日本人の多くは義務教育で英語を習うのに、実際にビジネスで使うとなると、尻込みする方が多いのではないでしょうか。ビジネスでよく用いられるフレーズを覚えておけば、急な来客にも対応できますし、会社内での自分の立場も良くなることでしょう。転職の際にも役立ちます。

ここで紹介したフレーズには特に難しい単語は使われていません。大きな声で自信をもって話せば、きっと相手に言いたいことが伝わります。

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