生かせる仕事術

Wordもショートカットキーで仕事を効率化!時間短縮する方法

2020.04.09

日々行っている仕事の効率化UPの方法として、ショートカットキーが有効だということを知っていますか。

Word上級者の作業スピードが早い秘訣はショートカットキーを駆使しているからといっても過言ではありません。

ショートカットキーを覚えると操作回数が大幅に減り、作業の効率が格段に上がります。なんだか難しそうと感じている人も、繰り返し実践することでだんだんと慣れて自然と使えるようになるはずです。特にめんどくさがりな人ほどショートカットの便利さに魅了されるでしょう。

今回はWindowsでよく使われているWordのショートカットキーを1つ1つ説明していきます。Mac使用の場合でも「Ctrl」キーを「command」キーに変えればほぼ同じ組み合わせです。今回の記事を参考に実際に使いながら一つずつ覚えていってみてください。

Wordで使えるショートカットキー

ショートカットキーを覚えるメリットはたくさんあります。なんといっても最大のメリットは時間短縮が大幅にできることです。例えばWordで資料を作る際に、1つの作業で5秒かかっていたのがショートカットキーを使えば半分の時間で済ませることも可能なので、トータルの作業時間も半分に短縮できるでしょう。

また、ショートカットキーには特別な技術も知識も必要ありません。誰でも効率化に利用できるのは大きなメリットです。

今までショートカットキーを使っていない人は慣れるまで時間がかかるかもしれませんが、意識的に繰り返し使うことで自然と体が覚えていきます。最初から使いこなせないからといって、すぐに諦めず慣れていきましょう。

新規作成|Ctrl+N

新しいウィンドウを開きたい時、すなわち新しい文章を作成したい時にCtrl +Nのショートカットキーを使えば、ワンステップで新しい文章が作成できます。

複数の資料を作成している場合、新しいファイルを立ち上げることが多いですが、このショートカットを使えばワンタッチで開けるので便利でしょう。

操作手順は簡単で、新規作成したいときにCtrl +Nを押すと自動で新しい白紙ページが立ち上がり操作完了です。

保存|Ctrl+S

ついつい保存作業を最後にまとめてやりがちですが、うっかり保存を忘れてデータが消えてしまうことはよく起こるミスのひとつです。

それを解消できるのがこちらのショートカットキーで、Ctrl +Sを押すだけで文章の上書き保存が簡単にできます。細まめな保存で文章保存を確実にしていきましょう。

元に戻す|Ctrl+Z

Ctrl +Z の操作で一個前の状態に戻すことができます。よく起こりがちなボタンの押し間違いにより文章を消してしまったときなど、予期せぬ事態をすぐに戻すことができる非常に便利なツールです。優先的に覚えておきましょう。

操作自体も簡単で、Ctrl +Zを押すたびに一個前の状態に戻る仕組みです。

戻した操作をやり直す|Ctrl+Y

Ctrl +Yは戻しすぎてしまった場合にやり直すショートカットキーです。Ctrl +Zの操作で必要以上に前の状態に戻してしまった場合、こちらの操作でやり直すことができるので覚えておきましょう。

Ctrl +Yを押した分だけやり直しが効きます。押す回数で調整してみてください。

選択範囲をコピー|Ctrl+C

Ctrl +Cを押すだけで選択した文章を簡単にコピーすることができます。コピーは頻繁に使う機能ですが、その度にマウスでコピーツールを使おうとすると意外に手間と時間がかかるものです。この操作を覚えてしまえば大きな効率化につながります。是非覚えてみてください。操作はコピーしたい範囲をドラックで選んだら、Ctrl  +Cを押して、コピー完了です。

選択範囲を貼り付け|Ctrl+V

Ctrl+Vを押すと、コピーした文章や図を簡単に貼り付けできます。こちらは上の選択範囲のコピーと合わせて覚えておくと便利です。頻繁に使うコピーと貼り付け作業をシームレスに行うことができます。

操作は貼り付けしたい箇所にカーソルを合わせて、Ctrl +Vで貼り付け完了です。

選択範囲を切り取り|Ctrl+X

削除したい部分を選択し、Ctrl +Xを押すことで簡単に切り取りができます。長い文章に対してdeleteキーで一文字ずつ削除しようとすると押す回数も多く、時間もかかるものです。こちらのショートカットキーをを使えば簡単に切り取り作業が行えます。

操作は切り取りしたい範囲をドラッグで選んだら、Ctrl +Xで切り取り完了です。

太字にする|Ctrl+B

ツールバーから選択など必要なく、Ctrl +Bのボタン操作で文字を太字にすることができます。太字は文字の強調でよく使われる機能なだけに、この操作を活用すれば時間の短縮を期待できるでしょう。

操作は太字にしたい文章をドラッグで選択してからCtrl +Bを押せば太字になります。

フォントサイズの変更|Ctrl+]、Ctrl+[

ボタン操作のみで選択した文字のフォントサイズを変更できます。フォントサイズの変更は文章のレイアウトや全体感を見ながら頻繁に行う作業です。ぜひ覚えておきたいショートカットキーといえるでしょう。

変更したい文字を選択した上で、Ctrl +]で1ポイントずつ大きくなりCtrl +[で1ポイントずつ小さくなります。

印刷する|Ctrl+P

Ctrl +Pで印刷ダイアログボックスを表示ることができます。急いで作った資料を早く印刷したいときなど、スムーズな印刷作業に便利なショートカットキーです。

操作は印刷したいタイミングでCtrl +Pを押すことで、印刷開始の直前まで進むことができます。

印刷プレビュー表示|Ctrl+F2

Ctrl +F2で印刷した場合のレイアウトを簡単に確認することができます。作成している資料を印刷する場合、Wordでよくありがちなのが出力したときにレイアウトが変わってしまうことです。それを防ぐためにも、どんなレイアウトで出力されるか事前に確認しておきましょう。簡単にプレビュー表示できるので、こまめな確認も負担になりません。

操作はプレビューを確認したいときにCtrl +F2を押せば自動でプレビュー表示に切り替わります。

書式をコピー|Ctrl+Shift+C

同じ書式で別の箇所に貼り付けをしたいときに、書式ごとコピーができるショートカットキーです。資料を作っているときに、同じ書式の文章を置きたいと思ってもツールバーから毎回設定するのは手間でしょう。そんな時に、このショートカットキーを覚えれば大幅な時短となります。

操作は書式をコピーしたい箇所をドラッグしてからCtrl +Shift +Cでコピーするだけです。

書式を貼り付け|Ctrl+Shift+V

Ctrl +Shift +Vでコピーした文章を好きな箇所に貼り付けができます。コピー同様に文章貼り付けは頻繁に発生する作業ですが、この操作を覚えれば大幅な時間短縮が可能です。コピーした文章を何度でも好きな箇所に貼り付けができるので、確実に覚えておきましょう。

操作は貼り付けしたい箇所にカーソルを合わせ、Ctrl +Shift +Vを押すと自動で文章が貼り付けられます。

覚えておくと便利なショートカットキー

画面のロック|Windows + L

カフェや仕事先で作業中に席を離れたいときに、他人に見られないためにも画面ロックをしている人も多いはず。手作業でロック作業は意外と手間ですが、こんな時にもショートカットキーが便利です。

操作は画面ロックしたいときにWindows + Lを押すだけで完了です。

デスクトップの表示|Windows + D

作業中にデスクトップを開きたい場面は意外と多いものですが、こちらもショートカットキーで簡単に解決できます。好きなときにWindows + Dを押せば、すぐにデスクトップを開くことが可能です。

まとめ

今回はすぐに使える代表的なショートカットキーをまとめてみました。仕事が早い人にはショートカットキーを上手に利用している人が多いでしょう。

初心者の方はショートカットキーの操作を最初は難しく感じてしまうかもしれませんが、慣れれば作業スピードが上がること間違いなしです。覚えられるまではショートカットキー一覧表をパソコン横に置いておくと習得の助けになるでしょう。

ピックアップ求人

【日勤専属】フォークリフトオペレーター
# 高収入 # 交通費支給 # 年齢不問 # 制服貸与 # 学歴不問 # 車通勤可能

フォークリフト、製造・物流・軽…

【日勤専属】フォークリフトオペレーター

  • 時給1,150円~
  • 福島県西白河郡矢吹町
  • 派遣社員
詳細を見る
ゴム資材の製造業務【時給¥1,200~】昼12時から出勤!資格取得支援あり/採用強化中
# 資格取得支援 # 高収入 # 交通費支給 # 年齢不問 # 制服貸与 # 5名以上募集

製造・組立・検査、製造・物流・…

ゴム資材の製造業務【時給¥1,200~】昼12時から出…

  • 時給1,200円~
  • 福島県二本松市太田 ※二本松…
  • 派遣社員
詳細を見る
採用強化中/液晶画面の組立・検査
# 交通費支給 # 年齢不問 # 制服貸与 # 学歴不問 # ママさん活躍中

製造・組立・検査、製造・物流・…

採用強化中/液晶画面の組立・検査

  • 時給950円~
  • 福島県福島市
  • 派遣社員
詳細を見る
採用強化中/【正社員登用制度あり】フォークリフト/倉庫管理及び出荷業務
# 資格取得支援 # 交通費支給 # 年齢不問 # 社員登用あり # 社宅・寮あり

仕分け・梱包・ピッキング、フォ…

採用強化中/【正社員登用制度あり】フォークリフト/倉庫…

  • 時給1,250円~
  • 福島県白河市
  • 派遣社員
詳細を見る
【採用強化中】デザートなどの検査/未経験者歓迎!
# 交通費支給 # 年齢不問 # 車通勤可能 # ミドル・シニア活躍中 # 女性活躍中

製造・組立・検査、食品製造、軽…

【採用強化中】デザートなどの検査/未経験者歓迎!

  • 時給900円
  • 福島県福島市瀬上町
  • アルバイト・パート
詳細を見る