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仕事を効率化するコツを作業内容別に解説|役立つツールやアプリも紹介

2020.09.24

少子高齢化によって生産人口が減少している中、仕事を効率化して生産性を向上させることが求められる時代となっています。どのようなことに着手すれば、仕事を効率化できるのでしょうか。ここでは、デスクワークと軽作業のそれぞれについて仕事を効率化するコツを解説した上で、仕事の効率化につながるアプリやツールを紹介していきます。

デスクワークを効率化するコツ

デスクワークを効率化するには、作業環境の面とパソコンでの作業時間の短縮の面からのコツがあります。

  • 作業しやすい環境を整える
  • 机周りやデスクトップ上を整理する
  • ショートカットキーを使いこなす
  • よく使う文章はテンプレ化する

作業しやすい環境を整える

デスクワークの際に身体に負担をかけない環境を整えることで、パソコン作業による疲労や不調を軽減できるため、作業効率がアップします。

デスクワークに使用する机は60~72cmの間で高さが調整できるタイプを選び、机の上に手を置いたときに腕が90度程度の角度をとれるように合わせます。椅子は背もたれつきで37~43cmの間で高さが調整できるタイプを用いて、足の裏全体が床につくように合わせましょう。また、キーボードの前にスペースを確保して、アームレストを置くのが望ましいです。

PC機器の面では、マウスを変更することで手や腕への負担が軽減することが期待できます。キーボードはタイピングの正確性や速さに直結するため、作業性の良いものに変えると作業効率をアップすることが可能です。また、パソコンから出るブルーライトには、目の疲れを増長させるという問題があります。専用のメガネをかける、フィルムを貼るといった方法でブルーライトによる影響を軽減させることが可能です。

机周りやデスクトップ上を整理する

机周りやパソコンのデスクトップを整理すると、必要な書類やファイルを探すための無駄な時間を削減し、作業効率をアップさせることができます。書類を整理するときは、まずは今後、必要な書類と不要な書類に分けて、不要なものは処分します。ただし、社内の規定で保管義務のある書類を捨ててしまわないように注意が必要です。

そして、必要な書類を使用頻度の高いものと低いものに分けて、ファイルボックスなど用いて整理します。使用頻度が高い書類は手元から近い場所に保管するようにしましょう。パソコンのデスクトップを整理するときも、不要なファイルは削除します。時期ごと、取引先ごと、案件ごとといった形で、わかりやすいようにフォルダーを作成して整理すると効率的です。

ショートカットキーなどの機能を使いこなす

パソコンで作業する際には、ショートカットキーを使うことで、手がキーボードとマウスを往復する時間を省けるので、作業の効率化につながります。覚えておくと便利なショートカットキーは以下の通りです。

  • Ctrl+C:コピー
  • Ctrl+V:貼り付け
  • Ctrl+A:全選択
  • Ctrl+Z:直前の操作の取り消し
  • Ctrl+F:検索
  • Ctrl+S:上書き保存

Windows10ではショートカットキーを用いて、画面を2分割や4分割にして使用することも可能です。2分割する場合は、表示したいウィンドウを開いた状態で「Win」+「方向キー(左右)」を押し、2つ目のウィンドウを開いた状態で再度、「Win」+「方向キー(左右)」を押します。4分割にしたい場合は、2分割にした後、「Win」+「方向キー(上下)」を押すと1/4サイズになります。また、すべてのウィンドウを最小化するのは「Win+M」、ウィンドウを閉じるのは「Ctrl+W」で操作することが可能です。

よく使う文章はテンプレ化する

頻繁に作成する書類やメール文はテンプレート化しておくと、一から考えて作成する手間が省け、作成ミスも防げるため、作業の効率化につながります。テンプレートは誤って上書き保存してしまうのを避けるため、作成したらテンプレート用のファイルとして保存しましょう。

保存するときの「ファイルの種類」は、Excelは「Excel テンプレート」やマクロが含まれている場合は「Excelマクロ有効テンプレート」、Wordは「Wordテンプレート」を選びます。

軽作業を効率化するコツ

軽作業とは、ピッキングや検品や梱包、仕分けといった作業です。軽作業はルーティンワークが中心のため、作業方法などを見直すことで業務の効率化が図れます。軽作業を効率化するコツは以下の通りです。

  • 動線を意識して配置を決める
  • 服装や靴を見直す
  • カウントしやすい工夫をする
  • 作業手順を統一する

動線を意識して配置を決める

動線とは建物内で人が動く経路を線で表したものを指します。軽作業における動線とは作業動線のことを言います。たとえば、ピッキングの場合にはピッキングリストを受け取り、移動して商品を集めて、検品や梱包を行う場所まで運ぶ経路です。梱包の場合は、梱包する場所から梱包した物を置くまでの経路になります。

作業動線はスタッフが一筆書きの動線上を最短距離で動けるように、物の置場所をレイアウトするのが理想的です。また、たとえば倉庫では入荷から保管、ピッキング、仕分け、梱包、出荷に至るまでの工程が流れ作業になるように、スタッフの立ち位置を工夫すると、作業がスムーズに進みやすくなります。

商品の保管場所は、出荷頻度が高い商品は保管場所の入口付近など取りやすい場所とし、出荷頻度が低い商品は奥にすると、ピッキングの効率化が可能です。

服装や靴を見直す

企業によっては作業服の支給がありませんが、軽作業では作業に支障をきたさないように、動きやすい服装が基本です。また、季節に合わせた服装をして、温度調節ができるように工夫することで、身体への負担を軽減して作業をスムーズに進められます。

靴はスニーカーなどの動きやすい靴が基本です。ただし、機械に巻き込まれる恐れがある場合は、紐靴は避けましょう。トラックへの商品の積み込みや積み下ろしなどで、物が落ちてくる危険がある場合は安全靴がベストです。靴下は肌が出ない長さのものが良いでしょう。

服装は肌を出すとケガをする恐れがあるため長袖・長ズボンが基本です。作業服がない場合、上着は機械や商品に引っかかる恐れがあるため、フードのないものを選びましょう。ズボンは伸縮性のあるスキニーパンツのほか、チノパンやカーゴパンツが向いています。また、インナーはコンプレッションインナーを着用すると、筋肉の揺れを防いで疲労が軽減され、吸汗速乾性が高いので蒸れにくくなり、快適な状態で作業が可能です。冬場は重ね着をして服装を調節できるようにします。

カウントしやすい工夫をする

軽作業の中でカウントをする機会が多いのは、ピッキングや棚卸しの作業です。ピッキングでカウントを間違えると、誤出荷によってクレーム対応が必要になり、再発送によって送料が増加するなど、追加の業務やコストが発生します。ピッキングでのカウントミスによる誤出荷に気づかない場合や、棚卸しでカウントをミスした場合には、正しい在庫数を把握できなくなるという事態に陥りかねません。

ピッキングの際のカウントミスを防ぐためには、商品を取る都度、ピッキングリストで数量をきちんと確認して記憶に頼らないようにする、ピッキングの完了時に商品の総数を数えるといったコツがあります。棚卸しでは、カウント漏れや重複を防ぐためには、カウントした棚や商品に「カウント済」のシールを貼るという方法が適切です。また、セット商品の数え方をスタッフで統一しておくことや、商品を棚に置いたまま数えるとカウントをミスしやすいため、棚から下ろして数えるといったコツもあります。

作業手順を統一する

作業の方法がバラバラでは、無駄な作業が生じることや人によって作業時間や仕上がりにバラツキが生じかねません。たとえば、ピッキングでAさんとBさんで同じ商品数のピッキングを行った場合、BさんはAさんよりも時間がかかる上にミスが多いといったことが起こり得ます。

そこで、作業手順を統一してマニュアル化すると、ベテランスタッフが新人スタッフに対して、効率よく正確に作業する方法を教えやすくなるのでおすすめです。また、ベテランスタッフの中に、作業が遅くミスが多い人がいる場合も、作業手順を変えることで、作業時間を短縮してミスなくこなしていくことが期待できます。

仕事の効率化に役立つツール・アプリ

仕事の効率化に役立つツールを導入することで、細かなタスクや雑務にとられる時間が減り、本来の業務に集中しやすくなります。おさえておくべき仕事の効率化に役立つツールやアプリは以下の通りです。

  • メモアプリ
  • タスク管理アプリ
  • 名刺管理アプリ
  • スケジュール管理アプリ
  • 日本語入力システム
  • 会議効率化ツール

メモアプリ

メモアプリは、電話を受けたときや上司などから急に仕事を頼まれたとき、あるいはアイデアを書き留めておきたいときなど、すぐにメモをとりたいときに便利なアプリです。書類やメールでよく使う表現を書き留めておく、ミスをしやすい箇所を忘れないようにするといった使い方もできますし、複数のデバイスからアクセスできるなど、紙のメモにはない便利さもあります。

Window10にはメモアプリの「Microsoft OneNote」が入っています。icrosoftアカウントを使って複数のデバイスからログインすることやメモを共有することが可能です。「Microsoft OneNote」は好きな位置に文字や画像を入力したり、ExcelやWordなどをそのまま貼り付けたりすることができます。また、画像から文字を読み取るOCR機能や音声を録音する機能がついているため、議事録作成にも便利です。

スマホのメモアプリでは、「Google Keep」はGoogleアカウントに紐づけて利用するアプリで、アンドロイドユーザーを中心に利用されています。画像のテキスト抽出、音声録音とテキスト起こし、リマインダーといった機能がついているのが特徴です。iPhoneの純正アプリには「メモ」があり、手書きのスケッチやTO DOリストを加えることができるほか、書類をスキャンする機能もあります。

タスク管理アプリ

いくつものタスクを並行して行う場合に抜け漏れを防ぐためには、タスク管理アプリがおすすめです。失念している業務があると、クレーム対応などの事後処理のため、仕事が増えたり、複雑化したりする恐れがあります。メモアプリにもTO DOリストが作れるものもありますが、アプリによっては日時を設定してリマインダー機能を利用できる、毎日・毎週あるタスクを設定できるといった点で便利です。

タスク管理アプリの中でも、「Todoist」は繰り返し行うタスクの設定がしやすく、1週間ごとのタスクとプロジェクトごとのタスクを分けて管理できるのが特徴です。「Any.Do」はカレンダーとの同期が可能で、リマインダー機能が使いやすさに定評があります。

名刺管理アプリ

名刺管理アプリを使うと、名刺の情報をアプリ内に保存して、検索ができます。名刺の保管場所が不要となり、膨大な名刺の中から探す手間が省けるため、名刺をもらう機会が多い人におすすめです。名刺管理アプリには、データを端末に保存するタイプとクラウドで保存するタイプがあります。また、名刺の入力方法は、画像からOCR機能を使って自動入力する方法と、画像を送るとオペレーターが手入力する方法に分けられます。

「Eight」はクラウド方式で、AIを活用してオペレーターによる手入力を行っています。昇進や転職をすると通知が来たり、アプリ上でメッセージを送れたりするといった機能もついているのが特徴です。「CamCard」もクラウド方式で、画像からOCR機能でデータ化します。企業向けのソリューションでは、名刺情報を社内で共有することが可能です。

スケジュール管理アプリ

スケジュール管理アプリを使うと、簡単な操作でスケジュールを入力できるため、ダブルブッキングが起きにくくなります。また、リマインダー機能で設定した時間に知らせてくれるのも、スケジュール帳にはない良さです。スケジュール管理アプリはスケジュール帳に書き忘れることが多い人や、予定を忘れやすい人におすすめです。

スケジュール管理アプリとしてよく知られているのは、Googleアカウントがあれば利用可能な「Googleカレンダー」です。スマホからもパソコンからも利用可能で、複数の人と共有できます。「ジョルテクラウド」はクラウド上でスマホとパソコンで同期され、グループ内でのスケジュール共有がしやすいのが特徴です。カレンダーの見やすさにも定評があります。

日本語入力システム

パソコンやスマホの日本語入力システムは、標準搭載されているもの以外に変えることが可能です。漢字変換や予測変換機能に使いにくさを感じている場合、ほかの日本語入力システムを使うことで改善することがあります。

「Google 日本語入力」は間違いやすい単語の訂正機能があるのが特徴です。「ATOK」は長文変換を得意とし、Android版ではフラワータッチ入力と呼ばれるジェスチャー入力を使いこなすと、入力スピードが向上します。

会議効率化ツール

会議効率化ツールには、リモート会議ができるツールや議事録の作成や共有に特化したツール、会議の時間を管理するタイムキーパーツールなどがあります。こうしたツールを利用することで、遠方からの会議への参加に時間がかかる、議事録の作成に時間がかかる、会議が長引いてしまうといった問題を解決することが可能です。

リモート会議ができるツールには、「Zoom ミーティング」や「V-CUBE ミーティング」があります。議事録の作成や共有に特化したツールの「GIJI」は、音声認識オプションで会議中に音声を認識してテキスト化することが可能です。また、作成中の議事録を共有しながら会議を進められ、その場で議事録を仕上げて、会議の終了時に承認の確認をすることができます。「AgendaShare」は定例会議のアジェンダなどを共有し、アジェンダごとに時間管理を行うタイムキーパーツールです。

まとめ

仕事の効率化を図るには、紹介した方法やツール、アプリを参考に業務を見直して、無駄が生じていた箇所を改善することが大切です。業務改善を行うことで、正確に速く作業を進められることが期待できます。担当する仕事によって向いた方法やツールは異なるため、仕事内容に合ったものを取り入れましょう。

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