人気の事務！さまざまな仕事内容や種類を紹介

事務の仕事は、多くの会社で募集しています。それだけ会社にとって欠かせない人材ですが、事務に関わったことがない人は、どんな仕事なのかわからないかもしれません。

一度仕事を覚えてしまえば、さまざまな会社で勤めることができますし、多くの仕事内容の習得が可能です。

この記事を参考に、業務内容を理解して、自分に合っている職業なのか検討してみてください。これから事務職を目指す方必見の、事務の基礎知識を紹介します。

事務仕事の種類

事務の求人を見てみると、事務でも種類があり分かれていることがわかります。一般事務、医療事務、営業事務などです。それぞれ対応業務が異なり、専門的な知識が必要な種類もあります。どの事務を担当したらいいのか、違いを理解しておきましょう。

一般事務

一般事務は、会社の受付や書類作成、データ入力、顧客対応など基本的な業務です。事務の仕事が未経験なら、一般事務から始めればいいでしょう。

営業事務や経理事務を含まない、事務全般の仕事のことをいいます。郵便物の受け取りなど、会社で必要な細かな雑務も担当します。

特別なスキルが不要で、未経験者からも始められる仕事です。

営業事務

営業事務とは、営業職をサポートする業務のことです。営業担当の社員がスムーズに仕事ができるよう、書類や資料の作成などを担当します。営業職と関りが深いため、ただ書類作成をするだけでなく、営業担当者とコミュニケーションを取りながら作業が必要です。

具体的な業務内容は、請求書や見積書などの書類作成です。受注データの入力や発注・発送などを担当する場合もあります。

会社で会議が必要な場合は、プレゼンテーション用の資料を作成します。お客様の対応も必要で、電話が来た場合に対応するため、ビジネスマナーやコミュニケーションスキルが必要です。

医療事務

医療事務とは、レセプトの作成や受付などをする仕事のことです。病院の受付では、患者さんをお迎えし、保険証の確認や診療費用の受け取りをします。医療事務は病院の顔となるため、コミュニケーションスキルが求められるでしょう。

レセプト業務は、患者さんが加入している保険に対し、患者さんが支払う診療費用と健康保険組合の費用を請求する仕事です。医療費は患者さんが全額を支払うのではなく、一部を負担して残りは健康保険組合が支払うことになっています。

病院は全額の診療費用を得るため、患者さんとは別に健康保険組合や国民健康保険組合に請求しなければなりません。

その他の事務

他にも、経理事務・法務事務・人事事務など専門的な事務があります。伝票の処理をする経理事務や、従業員の給与を管理する人事事務、弁護士とのやり取りをする法務事務などです。

一般事務の中には、部署によって仕事内容が変わる場合があります。部署が細かく分かれている会社では、業務内容を確認してから応募するようにしてください。

事務仕事の内容

事務の仕事内容は、主にデスクワークです。顧客対応からデータ入力、書類作成などをします。どれも座ったままできる仕事で、体力に自信がない方に向いています。

事務は会社の基本的な業務だけでなく、接客を通し会社の顔とも呼べる存在です。正確性やコミュニケーションスキルが求められます。

書類作成	見積書や請求書、会議で使う書類作成です。申請書、議事録、顧客への案内書類なども作成する場合があります。 具体的に作成する書類は、会社の規模により異なります。中小企業では、一般書類の作成だけでなく、経理や営業に必要な書類の作成が必要な場合があるでしょう。小さな会社の場合は、一般事務と経理事務・営業事務を兼任しており、多彩な知識が求められる場合があります。
データ入力	データ入力は、パソコンを使った仕事です。顧客情報や売上データなどを入力します。最初は簡単なデータ入力から始めるため、未経験でも問題ありません。ただし、ひとつのミスが重大なトラブルに発展する場合があるため、正確な作業が求められます。
伝票処理	伝票処理や整理は、会社のお金の流れを把握するための書類を扱います。入出金や、売上、仕入れなどの伝票を処理し整理していく仕事です。
電話応対	電話の応対自体は社員のほぼ全員が行うケースも多いですが、事務の社員が優先でとる場合もあります。
来客応対	来客があった際に、指定の場所へ案内したり、お茶を出したりする仕事です。
ファイリング	書類の作成は、書類の管理も求められるため、データの扱いを覚えるようにしましょう。また印刷した書類を、種類や日付別に分ける仕事もあります。書類は会社にとって重要なもののため、見やすいよう分類しなければなりません。
備品管理	会社で使用するコピー用紙や文房具を管理する仕事です。在庫が減ってきたら切れる前に早めに発注を行うなど、常に社内で不足が起きないよう管理します。
郵便物の整理・発送	会社に送られてきた郵便物を確認し、部署ごとに仕分けして届けたり、郵便物の発送などを行います。

主な業務内容は上記のとおりですが、会社によっては事務の仕事内容は異なるため、これ以外の仕事を行うことももちろんあります。

事務仕事に必要なスキル

事務の仕事に求められるスキルは、パソコンスキルです。正確性が求められる仕事で、取り扱いには注意が必要です。

パソコンスキル

パソコンを使うことから、パソコンの基本的な操作方法や、WordとExcelの操作方法は理解しておく必要があります。データ入力方法は、会社ごとに異なり、入力しやすいシステムを導入している場合もあるため、初心者でも作業が可能な場合があります。

正確性

データ入力の仕事は、正確性が求められます。ミスを減らしながら、ある程度の作業スピードが必要です。パソコンの操作にある程度慣れていて、タッチタイピングができるといいでしょう。作業は締め切りが決められているものもあるため、スケジュールを立てながら作業するといいでしょう。

事務仕事の1日の流れ

事務の仕事は、出社したらメールや仕事内容のチェックから始まります。午前中は電話や来客が少ないため、1人で集中できるデータ入力や書類作成が中心です

午後からは郵便物や来客の対応をします。仕事途中で電話対応の仕事もあります。午後からは、会議の準備や頼まれごとなどが発生する場合もあるため、臨機応変な対応が必要です。1日の仕事が終わるのは、16時30分くらいです。定時前に次の日の仕事内容を確認して退社します。

事務仕事のメリット・デメリット

事務仕事のメリット・デメリットは次のようなものがあります。

メリット

• 退社時間をコントロールしやすい
• 未経験からでも挑戦しやすい

事務仕事はスケジュールが立てやすく、スケジュール通りに作業が進めば、定時に帰ることができます。トラブルがなければ残業はあまりないため、プライベートを重視する人や主婦に人気です。未経験可の求人が多く、他の職種からの転職や、初めて社会人になる人にも向いています。

デメリット

• 作業が地味
• 努力や実績が認められづらい

事務の仕事は、会社のサポート役です。縁の下の力持ちという業務内容がメインとなっています。仕事内容が地味であるゆえに、頑張っても評価されず、不満を抱く方は少なくありません。売上のように数字で評価がわかる仕事を求めるなら、事務の仕事は避けたほうがいいかもしれません。

まとめ

事務の仕事は、書類作成やデータ入力など、コツコツとした作業が多いため、真面目な性格の人に向いているでしょう。

顧客対応や社員への対応も求められるため、コミュニケーションスキルが必要です。マニュアル通りにこなすのではなく、人にために役立ちたい気持ちがあり、臨機応変に対応できる人におすすめです。

事務といっても種類により仕事内容が異なるため、自分にあった事務職を見つけてみてください。会社の顔となる存在であることから、どんな業務も嫌がらず、笑顔で対応できる人に向いています。

一般事務の仕事を習得したら、営業事務や医療事務へとスキルアップも目指してみましょう。