スプレッドシートとエクセルの違い・互換性

GoogleスプレッドシートとMicrosoftのエクセルは、見た目も使い勝手も見た感じがとても似ています。では、違いはどこにあるのでしょうか。また、両方を使いたい場合は互換性も気になります。

ここでは、スプレッドシートとエクセルの違いについて解説します。それぞれに良いところがありますので、本記事を参考にしてぜひ両方活用してください。

スプレッドシートとエクセルの違い

スプレッドシートとエクセルとの大きな違いは「利用料金」「データの保存方法」「他のユーザーとの共有機能」「オフライン・オンラインでの使い勝手」に見られます。

細かいところでは、エクセルのほうがフォントなどの装飾や機能が豊富だったり、スプレッドシートはカレンダーなど他のGoogleの機能と連携できたりといった違いがありますので、どちらが使いやすいという結論があるものでもありません。自分にとって良いほうを見つけるか、両方使えるようになるのがいいでしょう。

それでは、スプレッドシートとエクセルの違いについて、ポイントとなる部分を解説していきます。

利用料金

エクセルは有料ソフトです。インストールモデルのパソコンを購入するか、もしくはソフトの購入、月額料金を支払うサブスクリプション「Microsoft365」があります。

一方、スプレッドシートの利用には料金がかかりません。Googleのアカウント作成を行えば、誰でも無料で使うことができます。

急ぎで表計算ソフトが必要になった場合、まずはスプレッドシートを使うのが良いと思われますが、「Microsoft365」は一ヶ月無料で試用することができますので、これで双方の使い勝手を試してみても良いでしょう。

保存

エクセルは、ユーザーが指定した場所に保存されます。また、好きな時間間隔で自動保存ができる機能があります。例えば「5分ごとに自動保存」といったように、好きな時間を設定できます。

スプレッドシートは、すべてオンライン上への保存です。作成したシートを一度保存すれば、以降は変更が生じるたびに自動保存されます。ただし、パソコン上に保存するためにはシートをダウンロードする必要があります。

どちらにも自動保存の機能がありますので、作業途中に停電などの事故で電源が落ちてしまってもデータが残るのは安心です。ぜひ活用してください。

共有

同じシートを他の人と一緒に編集できる共有の機能は、双方に備わっています。

スプレッドシートは、共有の設定が非常に簡単です。共有ボタンを押し、招待したい人のメールアドレスなどを入力するだけで完了です。手軽な共有機能は、スプレッドシートの大きな強みといえます。

一方エクセルにも共同編集という機能があります。前準備としてサブスクリプション「Microsoft365」に登録し、エクセルのバージョンを最新に上げておきます。企業に「Microsoft365」が導入されている場合は便利ですが、未登録の新メンバーを招待する際に少し手順がかかります。

オフライン・オンライン

エクセルはパソコン上に直接保存することが可能ですので、オフライン・オンライン問わずいつでも閲覧や編集が可能です。

スプレッドシートはオンライン上にデータがありますので、基本はオフラインで使うことができません。オフラインで使う場合は、あらかじめシートをパソコンにダウンロードしておくか、もしくはオフラインアクセスを有効にする設定をしておきます。オフラインアクセスの設定は、Chromeのブラウザを用意するなど数段階の準備が必要になります。

オンラインでの共有に強いのがスプレッドシート、オフラインでの編集や保存に優れているのがエクセルという、大きな特徴の違いがあります。

スプレッドシートとエクセルの共通点

スプレッドシートとエクセルは、見た目が近いなどいくつかの共通点があります。見た目が似ているので、片方を使ったことがある人であればもう片方を初めて触ったとしてもさほど戸惑うことはないと思われます。

ここまでは双方の相違点について解説してきましたが、ここからは共通点を見ていきましょう。共通している部分を知っておけば、どちらかをこれから初めて利用する方もいっそう理解しやすくなるはずです。

機能

基本的なことではありますが、スプレッドシートもエクセルも「表計算ソフト」であることに違いはありません。メニューの並びなどインターフェースも近く、基本的な操作は片方を知っていればあまり困らないでしょう。

また、関数やマクロも双方で使えるものが多くあります。この面ではエクセルのほうが機能的に優れているので、とても高度な関数を使いたい場合はエクセルである必要がありますが、基本的なものは備わっていると考えて良いでしょう。

操作・ショートカット

セルを選択して数字や文字を入力する、右クリックでコピーや切り取りができるなど、基本操作は同じです。また、画面上のメニューの操作も似ており「ファイル」から新規のシート作成、「挿入」から画像や図形を入れるといった操作も共通です。

また、ショートカットも共通するものが多くあります。ただし、双方とも専用のショートカットがあるので注意しましょう。下記に、共通するショートカットの一部をご紹介します。

スプレッドシートとエクセルの互換性

スプレッドシートとエクセルには互換性があります。エクセルで作ったシートをスプレッドシートで開いたり、スプレッドシートで作ったシートをエクセル形式で保存したりすることができます。双方の利点を活用することで、作業の幅がいっそう広がります。

ここでは、スプレッドシートとエクセルの互換性を利用するための具体的な手順を解説します。どちらも使えることで、多くの仕事が円滑に進められるようになるはずです。

エクセルをスプレッドシートに変換する方法

まずはGoogleドライブにログインします。ドライブのトップページ左上に「新規」というボタンがあるので、クリックします。「ファイルのアップロード」から、変換したいエクセルファイルを選んでください。アップロードが済んだらファイルの中身がプレビューされていますので、画面上部の「アプリで開く」からスプレッドシートを選択すれば完了です。

活用事例としては、エクセルの状態でオフラインも含めて資料をじっくり作成し、完成したものをチームメンバーと活用する際にスプレッドシートにして共有する、といったものがあります。

スプレッドシートをエクセルに変換する方法

スプレッドシートで作成したシートをエクセル形式で保存したい場合、まずは変換したいスプレッドシートを開いて、画面左上の「ファイル」をクリックします。カーソルを「ダウンロード」にあわせると表示される保存形式の中からエクセルを選びます。すぐにダウンロードが行われ、エクセル形式に変換されたシートが、指定のダウンロードフォルダに入っているはずです。

スプレッドシートで作っていたシートに大きな変更を加えるためにじっくり作業をするときや、念のため自分のパソコンにシートを保存しておきたいときなどに便利です。

まとめ

スプレッドシートとエクセルは、基本的な部分は類似しているものの、一歩踏み込むと双方に便利な特徴が備わっています。ともに人気が高く、例えば制作チームなどに後から合流したときや新規クライアントとのやりとりが始まったとき、どちらを指定されたとしてもおかしくはありません。両方使うことができれば、円滑にチームに加わることができるでしょう。何よりどちらも便利ですので、両方使えるように基本だけでもおさえておくのがおすすめです。