ウェブ会議と通常の会議の違い

会議があるから出張しなければならないなど、会議場所が遠方だと移動時間も交通費もかかります。一方近年ではウェブ会議を導入するケースが増えています。ウェブ会議であれば、現地まで赴く必要がなく、会議の場所に行くまでの時間も費用もかかりません。このようにウェブ会議にはメリットに注目されることが多いのですが、実際には気をつけておくべきデメリットもあります。ここでは、通常の会議とウェブ会議について、メリットとデメリットの両方を紹介しています。長所と短所を把握し、会議ごとに適した方法を選択するのがおすすめです。

通常の会議とは

通常の会議とは、従来のビジネスで一般的な、指定の会議場所に参加者全員が集まって実施されるもののことを指します。長年の間、会議といえばこのタイプのものを指していました。当たり前過ぎて、これ以外の方法による会議が登場するまでは、メリットやデメリットについて考えることもなかったともいえるでしょう。

ここでは、通常の会議のメリットとデメリットについて説明していきます。

通常の会議のメリット

通常の会議の大きなメリットは、表情や態度が分かりやすく、信頼しやすいことです。ウェブ上では顔の細かい点までは分かりにくいものです。相手が醸し出す雰囲気が伝わらないこともあるでしょう。その点同じ場所にいれば、相手がどう感じているか、何か言おうとしているかなど、細かな雰囲気をつかみやすいため、会議がスムーズに進みやすいのです。

また、通常の会議であれば、パソコンやウェブ会議に必要な環境などを用意する必要はありません。パソコン操作に慣れていないと、うまく聞き取れない、会話ができないなど、慣れるまでにはトラブルが発生しがちです。話すタイミングなども慣れるまではストレスになることもあるでしょう。特にパソコンに慣れていない人にとっては、ウェブ会議はハードルが高く感じてしまうものですが、通常の会議であればそのようなストレスはありません。 参加者の年齢層や業界によっては、通常の会議の方が受け入れられやすいことも考慮しておきましょう。

通常の会議のデメリット

通常の会議のデメリットは会議の会場が遠方の場合、そこに行くまでの時間や費用がかかることです。移動の時間は他の仕事を調整しておかなければならず、忙しいときに遠方での会議の予定が入ってしまうとストレスになるでしょう。参加者のスケジュール調整も簡単ではありません。大人数の場合は会議場の確保や利用料金などのコストもかかります。会議の内容や参加者の所在地などを考慮した会場選びも必要です。会議で紙の資料を配布する場合には、人数が増えれば増えるほど手間やコストがかかります。

会議では、実際に参加者同士が対面するので、服装など身だしなみにも配慮が必要です。もちろんウェブ会議でも見えている部分の基本的な身だしなみは整えておかなければなりません。ただし、実際に会うよりは細かい部分には目が行かないでしょう。

ウェブ会議とは

ウェブ会議とは、インターネットを通じて遠隔拠点と映像・音声のやり取りや、資料の共有などを通して、会議を行うことをいいます。かつてはインターネット回線の速度や、コンピューターの性能などの制限により、利用できる人や場所は非常の限られたものでした。それが、今では誰でも手軽に利用できるものとしてウェブ会議が普及してきたのです。

近年、急速に広まっているウェブ会議では、メリットが強調されることが多いのですが、実はデメリットも存在しています。ここでは、メリットとデメリットの両者について詳しく見ていきましょう。

ウェブ会議のメリット

ウェブ会議の主要なメリットとしては、移動時間や交通費がかからないこと、会場の用意が必要ないことが挙げられます。経費削減を重視している企業は多く、このメリットのインパクトのおかげで現在ウェブ会議が急速に拡大しているとも考えられるのです。

また、会議が終わればすぐに通常業務に戻れるので、時間を効率的に使えることもメリットといえます。会議の時間だけパソコンの前にいればよいので、自宅にいても会社にいても参加が可能です。これまでは、日程や時間の都合が合わず、会議に参加できないということもよくありましたが、どこからでも参加できるウェブ会議であれば会議を見逃すことは減るでしょう。会議の前後に移動時間などを確保しておく必要もないので、参加者のスケジュール調整もしやすいのです。

通常の会議では、交通機関の遅延や天候不良など、不測の事態が発生した際には、会議をキャンセルせざるを得ない恐れもあります。その点、ウェブ会議であれば、パソコンやタブレット、ネット環境があればどこからでも参加できるので、会議を予定通り開催しやすいのです。

会議の準備や議事録の作成にかかる手間や時間を低減すことができます。通常の会議では、会議資料を人数分印刷して、その場で配布する必要がありました。人数が多ければその分、印刷するにも配布するにも時間がかかります。一方で、ウェブ会議では会議資料を事前に参加者に共有しておくことで、印刷や配布の手間を省くことができるのです。ペーパーレス化・電子化が叫ばれている現在の風潮にも合っているといえるでしょう。 

また、近年では、ウェブ会議支援ツールが様々開発されており、会議の書き起こしや自動議事録作成なども可能となっています。このような新しいツールを導入すれば、会議後の議事録作成の負担を大幅に削減できると期待できるのです。

通常の会議よりもウェブ会議の方が発言しやすいと感じる方が多いようです。通常の会場では、参加者を目の前にして、発言するのに緊張したり、手を上げにくかったりすることがあります。一方で、ウェブ会議ではよりフラットな環境・雰囲気となっていることが多く、緊張せず発言することが可能です。

ウェブ会議なら会場の制約などによる人数制限がないため、参加したい人が参加できる点もメリットです。日頃は会議に参加できない人が参加でき、新鮮な意見を聞くことができる可能性も出てきます。 

ウェブ会議のデメリット

ウェブ会議のデメリットとしては、直接顔を合わせているわけではなく、モニター越しなので表情が分かりにくい点が挙げられます。モニター上では雰囲気が伝わりにくく、どのように感じているのかが分かりにくいものです。そのせいで不安に感じる人もいるようです。

また、通信環境の問題にも注意が必要です。インターネット環境によっては通信が安定せず、映像が乱れたり、音声が途切れたりする可能性があります。急に通信が途絶えてしまい、そのまま復旧しないと、会議に参加できなくなります。また、ウェブ会議の主催者側の通信にトラブルが発生すれば、参加者全員に影響を与えてしまい、会議を中断せざるを得ない恐れもあるのです。参加人数が多いほど、負荷がかかり、通信トラブルが生じやすくなるため、大人数の会議にはウェブ会議は適さないことがあります。

また、ウェブ会議が初めてという場合には、セッティングなどの事前準備も必要です。ウェブ会議では、カメラとマイク機能のついたパソコンやタブレットが必要ですし、安定したインターネット環境も確保しなければなりません。インターネット回線を利用したビデオ通話に慣れていない人は、ウェブ会議ツールの操作について練習しておくことも必要でしょう。また、ウェブ会議中に報告などの発言をする場合には、資料の画面共有や、ホワイトボード機能などを使いこなせるか確認する必要があります。操作についてよくわかっていないまま、会議に臨んでしまうと、会議中に発言できなかったり、音声が聞こえなかったり、資料を見ることができなかったりといった、様々なトラブルが発生する可能性があるでしょう。

通常の会議・ウェブ会議比較一覧表

このように、通常の会議、ウェブ会議には、それぞれメリットとデメリットがあります。会議を主催する際には、参加者にとってどちらの会議の方が喜ばれるのか考慮した上で、実施形式を決定すると良いでしょう。

また、通常の会議に慣れていたとしても、ウェブ会議では勝手が大きく違うものです。それぞれの会議の特徴を踏まえた上で、可能な限り事前準備や予行演習を行い、当日はスムーズに会議に臨めるように準備しておきましょう。

まとめ

ウェブ会議はパソコンやネット環境さえあれば、どこからでも会議に参加することができます。移動時間が必要ないのでその分仕事ができ、交通費もかかりません。しかしながら、通常の会議にはお互いの顔を見て話し合うことができ、安心感を得られるというウェブ会議にはないメリットもあるのです。通常の会議とウェブ会議、それぞれのメリットとデメリットについて考慮しておくことは大切です。会議の規模や、参加者層などを考慮して、適したスタイルの会議を企画することをおすすめします。