受付の派遣の仕事｜特徴・内容・求人例

企業や施設などの窓口となり、顔となる受付の仕事といえば、訪問されたお客様への対応だけと思いがちです。しかし実際には、外から見ただけでは知り得ない業務もたくさんあります。

受付の仕事に興味がある方は、具体的な業務内容やどんな方が向いているのかなど、受付の仕事を通じて得られるメリットやデメリットを確認しておきましょう。

受付の仕事内容  

施設や企業など、どこの受付として働くかにより細かな業務内容は異なりますが、基本的な業務は下記の通りです。

■来客対応
来訪された方の会社名・氏名・用件を伺い、アポイントや予定表の確認、担当部署や担当者への取り次ぎをします。

■会議室などの予約および管理
会議室使用状況の把握や予約などの管理をはじめ、必要に応じて、応接室や会議室への案内まで任されることもあります。それに付随する形で、お茶出しをするケースもあります。

■電話やメール対応
電話対応やメール対応も受付の大切な業務の一つです。お客様からの問い合わせに答えることや、必要であれば担当者への取り次ぎも行ないます。

■スケジュール管理
社員や役員などのスケジュールの把握と管理をし、来客の際にはスムーズに対応できるようにします。

また、他部署と連携を取りながらスケジュール調整を行なうことや、会議室の予約対応や管理をし、予約が重ならないよう調整します。そのため、人員配置や部署ごとの業務内容について正しく理解することが求められます。

■資料作成、備品管理、清掃業務
来客対応や電話メール対応などが落ち着き、その空いた時間にExcelやWordを使って報告書などの資料を作成することもあります。ほかにも、必要な備品の管理や、会議室や建物内の清掃、整理整頓などの庶務的な役割を果たすケースもあります。

受付のメリット・デメリット

多くの方と関わり合いながら幅広い業務をこなします。受付の仕事で得られるメリットやデメリットとしてどんなものがあるのか、確認していきましょう。

受付のメリット    

■ビジネスマナーが付く
受付の基本業務である来客対応や電話対応を通して、正しい言葉遣いや丁寧かつ的確なビジネスマナーが自然に身に付いていきます。

先輩の対応をお手本にしながら、実際に自ら対応して経験を重ねていくため、自然に実践的なビジネスマナーを取得できます。

■コミュニケーション能力が高くなる
受付では日々多くの方と接する機会が多いため、来客対応や他部署との連携の業務を通して、相手の求めていることや伝えたいことをヒアリングする能力が鍛えられます。

相手の考えや伝えたいことを正しく理解することで、適切な対応も取れるようになるため、コミュニケーション能力が自然に身に付きます。

■パソコンスキルが身に付く
顧客情報の管理や他部署との連携、社員や役員のスケジュールの確認、会議室の予約などはパソコンを使用して行うケースがほとんどです。そのため、業務の空き時間にはWordやExcelを利用して資料作成などの事務作業をすることも多く、パソコンスキルが身に付くでしょう。

受付のデメリット  

■クレーム対応
来訪や電話などで、時にはお客様からのクレーム対応を受けることがあります。クレーム対応で誤った対応をしてしまうと余計にエスカレートする可能性もあるため、たとえ自分とは直接関係のない用件だとしても、丁寧かつ適切な対応をする必要があります。

■常に人に見られる
受付は企業の顔としてイメージを損なわないようにしなければいけないため、気が抜けない面があります。そのため、同僚や先輩たちとの話し声や笑い声は控えめにし、お化粧や髪型などの身だしなみも常に清潔に整えておく必要があります。

■笑顔を意識しなければいけない
企業イメージを下げないためにも、来客対応では常に笑顔で接することが必要です。辛いことがあったり体が疲れていたりしても自分の感情を表に出さず、常に笑顔でいられるよう努めなければいけません。

受付に向いている方の特徴   

■清潔感のある方
受付は常に人に見られる位置におり、会社の窓口となる存在です。そのため、来訪者に嫌な印象や不快感を与えないためにも、髪型やメイク、爪先、所作などに清潔感がある方が求められます。

■臨機応変、冷静に対応できる方
受付にはさまざまな方が訪れます。飛び込み営業や急な用事の方、会社と全く関係のない方が突如来訪されることもあります。クレーム対応の時には、想定外の出来事にも冷静さを見失わず、落ち着いて対応できる方が向いています。

■笑顔で礼儀正しい対応のできる方
受付は会社の顔として、来訪される多くのお客様の応対をします。会社の窓口であることを忘れず、全てのお客様に笑顔で礼儀正しく丁寧な対応する必要があるため、笑顔や礼儀正しい対応ができる方は受付の仕事に向いています。

■人とのコミュニケーションが好きな方
受付の仕事は、社内社外を含め毎日いろんな方とやりとりします。困っている様子のお客様がいる場合は、自ら声をかけて案内する場面もあります。

人と関わり合うことが好きな方や、知らない方とでも気兼ねなく声をかけられる方は、受付の仕事に向いているでしょう。

受付に向いていない方の特徴

■人と接するのが苦手な方
毎日何十人もの応対をしなければいけないため、人とのコミュニケーションがあまり得意ではない方は向いていません。

■物覚えが悪い方
受付では、お客様の名前や顔を覚えることも大切です。企業をはじめ、スポーツクラブなどの会員制施設では、定期的に訪問されるお客様もいます。

何度も訪問しているのに顔や名前を覚えてもらえないと不快感を持つ方もいるため、人の顔や名前を覚えるのが苦手な方は、メモなどを利用して覚えるように努力することが必要です。

■ルーチンワークやマニュアル通りの業務が好きな方
受付の仕事でも業務マニュアルが用意されていることが多いですが、想定外の対応をしなければいけない場面も出てくるため、必要に応じて臨機応変な対応をする必要があります。

マニュアル通りに作業を進めるのが好きな方や、決まりごとを回していくルーチンワークなどの淡々とした作業が好きな方は向いていません。

受付の仕事の求人例    

■仕事内容：モデルルームにてお客様のご案内
カンタンな事務処理（アンケート等のデータ入力、パンフレット作成、小口現金、書類確認・発送）、その他清掃のお手伝い、モデルルームでの案内など

■給与：時給1000円

■就業時間：9：30～18：00　※実働7時間30分

■待遇：社会保険完備、交通費支給、有給休暇

【おすすめポイント】
こちらはモデルルームを訪問されたお客様のご案内がメインの仕事のため、特に人とのコミュニケーションが得意な方におすすめの業務内容です。

またアンケート結果のデータ入力や、パンフレット作成などもあるため、すでにパソコンスキルをお持ちの方はしっかり自分の能力を発揮でき、活躍できる場となっています。

まとめ               

受付の主な業務は来客対応の他に、社員や役員のスケジュールの確認、備品管理、事務作業など多岐にわたります。

実際に受付として働くことで、ビジネスマナーやコミュニケーション能力が自然と身に付くため、対コミュニケーション力を伸ばしていきたい方にはおすすめの仕事です。また、受付は企業や施設などの「顔」にもなるため、コミュニケーション能力はもちろん、身なりや振舞いにも気を付けなければいけません。

派遣会社ではさまざまな業種の受付スタッフが募集されています。受付の仕事に挑戦してみたい方は、まず派遣会社に登録して、自分の希望にマッチした仕事探しをするのがおすすめです。