スケジュールやタスクの管理が苦手な理由と対策

時間があったはずなのに納期に間に合わない、やり忘れた仕事があるなど、仕事をきちんとこなすことができないと社内での評価も下がってしまいます。仕事は効率的かつ抜け漏れのないように行うのが理想です。そのために必要なのが、スケジュール管理とタスク管理です。これら2つの違いと方法を把握し、生産性の高い仕事へとつなげていきましょう。

スケジュール管理とタスク管理の違い

スケジュール管理とタスク管理という2つの言葉は同じようなものとして捉えられがちですが、実際にはそれぞれ別の意味を持っています。スケジュール管理は、時間をどう割り振るのかという大枠を調整するものであり、後者は業務内容を細かく落とし込んだTo Doリストのようなものをイメージすると良いでしょう。性質の異なるものだからこそ、どちらも行うことで仕事のクオリティや効率が向上することを期待できます。それでは、スケジュール管理とタスク管理について、以下で詳しく見ていきましょう。

スケジュール管理とは

スケジュールを立てずに仕事に取りかかってしまうと、ムダなことに時間を費やしてしまったり、仕事が約束の期日までに終わらなくなってしまったりします。仕事の納期を確認し、どの仕事をどれくらいの時間をかけて行えるか、どの仕事を優先して行うかなどを考え、予定を組むことで、スムーズに仕事をすることができるのです。

また、その日の予定が可視化され、やるべき仕事がひと目で把握できるので、約束を忘れたり、作業に漏れがあったりすることを防ぐことができます。もしスケジュール通りに仕事が進まなければ、修正して予定を組み直す必要あることもポイントです。例えば、急な仕事を依頼されることもあるでしょう。この際、スケジュール管理をしていれば、他の予定を鑑みて、柔軟に対応することができます。また、スケジュールを立てることで将来的な目標も立つものです。いつまでに〇〇をするという具体的な目標があれば、仕事のモチベーションも高まるでしょう。スケジュール管理ができていれば、残業を減らすことも可能です。 

タスク管理とは

企画書作成を例に考えてみましょう。まずは必要な作業を書き出してみます。必要な資料を集める、ヒアリングをする、取材メモを作成する、企画案を考える、企画書をパワーポイントで作成する、上司にチェックを受けるためアポイントを取るなど、さまざまなタスクがあります。どの順番で行えばスムーズに企画書ができるかを考え実行すれば、ムダや作業漏れがない仕事をできるでしょう。

業務によっては、複数の仕事を抱えることもあります。それらもすべてタスク管理をしながら進めていくことが、スムーズに仕事を進めるコツです。

タスク管理をしないと自分の抱えている仕事が見えなくなり、やり忘れた作業が出たり、慌てて仕事をしなければならなくなったりします。優先順位を決めて仕事を行うことで、自分の割けるリソースと、対応すべきタスクのバランスとを見極め、慌てることなく仕事に取り組めるでしょう。 

スケジュール管理が苦手な理由

スケジュール管理が苦手な人の特徴として、目標設定が曖昧である、そもそも目標を立てるのが苦手という点が挙げられます。スケジュール管理は自分がどのくらいの時間があれば仕事を完了できるかを把握し、最終的な目標に向かってスケジュールを立てていくことです。そのため、ゴールとなる目標を決めることができないと、予定が立ちません。できればやる、できなかったら延ばすといった姿勢では、スケジュール通りの仕事はできないでしょう。

また、何から手を付ければよいのか分からないという人もスケジュール管理が苦手です。とりあえず目先の仕事から始めたり、やりたい仕事や簡単な仕事から進めてしまったりすることもあるでしょう。納期の早い仕事を後回しにすると、後から慌てて仕事をする羽目になります。気分次第で仕事を選んでしまう人は、スケジュール管理も苦手なものです。

スケジュール管理は、自分のスキルに合わせ時間を管理することです。詰め込みすぎたり、余裕を持ちすぎたりしてもいけません。自分のできる範囲やスピードなどを把握し、納期に間に合うようにスケジュールを立てる必要があります。 

スケジュール管理の対策

スケジュール管理をするためには、次のような対策が必要といえます。まずは、タスクの可視化です。何をしなければならないか、具体的に書き出してみましょう。頭の中だけで考えると、もれがあったり、分からなくなったりするので、やらなければならない仕事をすべて書き出す必要があります。そのうえで、かかる時間や優先順位を考え、予定を組んでいきましょう。変更や急な仕事が入ってくることも考慮し、余裕のある予定を立てることがポイントといえます。

仕事の優先順位を決めることも重要です。基本的には納期の早いもの、早めに手をつけておいた方がよいものを先に予定に組み込みます。上司から依頼された仕事についても優先的に勧めたほうが良いでしょう。依頼された際に、納期を確認し、余裕を持った予定としてスケジュールに組み込むことも大切です。

仕事は完璧に仕上げたいと考える人もいるでしょう。しかし完璧に仕上げるためには時間が必要です。会社ではスピーディーな仕事を求められることも多いため、仕事内容によっては完璧主義を捨て、スケジュールを優先させることも必要です。

納期の設定は決められたものではなく、自分に適した納期を設定しましょう。早めに仕事ができるならよいのですが、納期に甘えてギリギリまで仕事をしないという性格だと、慌てて仕事をすることになります。自分の性格を踏まえ、早めの納期設定をするなど自分自身のゴールを設定することも大切です。 

タスク管理が苦手な理由

タスク管理ができない理由として考えられるのが、頭の中だけで考えているということです。一つの仕事だけでもタスクはいろいろあります。それが複数となれば、頭の中で整理をするのは難しいものです。何かが抜けてしまうことも多いでしょう。頭の中での処理能力を超えてしまうと、タスクは完璧にできないものです。

また、自分ではここまでできると思っても実際にはできない場合もよくあります。タスクの詰め込みすぎは、スケジュール管理にも影響するものです。あれもこれも優先しなければならないなど、優先順位が決められないことも、タスク管理の失敗につながる理由でしょう。さらに上司や同僚から仕事を依頼されると、断れないという人もタスクの詰め込みすぎにつながり、タスク管理に失敗しがちです。 

タスク管理の対策

複数あるタスクを整理することが大切です。タスクの種別ごとに分類し、それぞれ期日を踏まえた優先順位をつけていきましょう。紙にやるべき仕事を書き出すだけでも、タスクが明確になり頭の中がスッキリします。1日のタスクが完了しなかったら、翌日のタスクに追加しましょう。新しいタスクが追加されてもリマインドの仕組みを作っておけば、タスクが抜けることはないでしょう。

タスクが多い場合は、シングルタスクを実践することも一つの方法です。複数のタスクを行うのではなく、一つのタスクを集中して行い、ある程度できたら次のタスクに取りかかります。シンプルで分かりやすい方法なので、迷うことなく仕事に集中できるでしょう。 

まとめ

スケジュール管理やタスク管理は、仕事を効率よく、抜けのないように進めるために必要なことです。苦手だからといって管理を怠ると、生産性も悪くなり、ミスも起こりやすいでしょう。スケジュール管理やタスク管理が苦手な理由を考え、改善しておくことが必要といえます。やるべき仕事を把握し、優先順位をつけ、自分のできる範囲や時間を考えたスケジュール管理とタスク管理を行いましょう。