スプレッドシートの便利なおすすめ機能

Googleスプレッドシートは、表やグラフを作成する表計算ソフトです。MicrosoftのExcelと似ていますが、最近では導入や仲間との共有が楽などといった理由から、スプレッドシートを活用する人が増えています。

ここでは、スプレッドシートの便利な機能をご紹介します。Googleのアカウントさえあればすぐに使えるので、ぜひ試しながらご覧ください。

作業中に便利な機能

スプレッドシートはシンプルに表などを作るだけではなく、作業を円滑にするための機能がたくさんあります。列を容易に追加できたり、共有メンバーでチャットができたりと、かゆい所に手が届くような便利な機能が充実しています。2018年4月からマクロも使えるようになり、よりいっそう便利になりました。

スプレッドシートを活用して作業をする上で、ぜひ押さえておきたい便利な機能をピックアップして、下記でご紹介していきます。

別のスプレッドシートのデータを参照する

「IMPORTRANGE」という関数を使うことで、別のスプレッドシートで指定した範囲のデータを参照することができます。別のシートから一部のデータだけ、新たに作っている資料に持ってきたいときなどにたいへん便利です。構文は下記の通りです。

列の追加

スプレッドシートの列は、デフォルトで用意されているのはZまでの26列ですが、それよりもたくさんの列が必要なときには、一気にたくさんの列を追加することができます。1列ずつポチポチと追加していく必要はありません。

Excel形式で保存する

スプレッドシートはブラウザ上で作業をするWebアプリですが、ときにはExcelデータとして保存して配布などを行いたいことがあるはずです。スプレッドシートは、手軽にExcel形式でパソコン上に保存することができます。

共有に便利な機能

権限を発行するだけで複数名で同じシートを閲覧できたり、同じファイルを編集できたりと、手軽に共有できる機能はスプレッドシート最大の利点といえます。更新があるたびにExcelを更新し全員にメールなどで配布して、という作業はもう必要ありません。

ここからは、スプレッドシートを仕事仲間と共有する際に知っておきたい機能について解説していきます。共有機能を、よりいっそう便利に活用できるはずです。

セルにコメントをつける

指定のセルに、コメントをつけることができます。共有して仕事仲間と同時に作業している場合、コメントはリアルタイムで相手に見てもらえることになりますので、大事な連絡をすぐに把握してもらえて便利です。

コメントの書き込みはExcelでもできますが、手軽に共有してリアルタイムで同時作業ができるスプレッドシートですと、より作業が円滑に進みます。

編集履歴を確認する

過去の編集履歴を確認することもできます。シート全体のほか、特定のセルの編集履歴を確認することも可能です。他の人と共有している場合は、誰がどこを編集したのかという履歴も残ります。

もし、大切なデータを誤って消し、保存してしまった場合は、編集履歴から過去のデータを復元することができます。

閲覧権限や編集権限を設定する

他の人とスプレッドシートを共有する際、ユーザーごとに権限を設定することができます。権限には、シートを見るのみの「閲覧者」、シートを見てコメントを残すことができる「閲覧者（コメント可）」、編集ができる「編集者」があります。

共有する人数が多い場合、全員で編集すると履歴がごちゃごちゃして混乱を招く可能性があります。そのため、代表で編集する人を決めておきたいときなどに使うと便利な機能です。

シートを保護する

他の人に編集されてしまうと困るデータがある場合、編集されないように保護しておきましょう。保護はシート丸ごとのほか、特定のセルを指定して行うことができます。

共有機能は、場合によっては多くの人が同じシートを編集します。大事な部分を誰かが触ってしまわぬよう、事故防止のために有効な機能です。

シートを非表示にする

古いデータや下書きなど、表示されていると混乱を招いたり、見せたくなかったりするシートがある場合は非表示にすることができます。設定はとても簡単です。

古いけれど一応消さずに残しておきたいデータや、下書きや図の仮置き場に使っているシートなどを、とりあえず他のユーザーから見えないようにしておけるので非常に便利です。

まとめ

共有機能を、今回ご紹介した便利な機能とともに使いこなせば、他の人とのリモート作業が見違えるほど円滑になります。スプレッドシートの旨味は、ソフトの購入が不要ですぐに始められる共有機能にあります。今後、多くの現場で活用され続けるであろうことは想像に難しくありません。ぜひこの機能を自分のものにして、仕事効率のアップを図ってください。